Система кредиторської заборгованості організовує оплату рахунків бізнесу. Цілі цієї системи - своєчасно здійснювати платежі та виплачувати правильні суми правильним постачальникам. Для налаштування такої системи можна використати наступні кроки:
Виберіть програмне забезпечення . Придбайте готовий програмний пакет бухгалтерського обліку, який містить модуль кредиторської заборгованості. Шукайте такі стандартні функції, як можливість встановити стандартну платіжну інформацію для кожного постачальника, визначити дублікати рахунків, скористатися знижками на дострокові платежі та здійснювати електронні платежі.
Налаштування постачальників . Введіть у головний файл постачальника в програмне забезпечення імена, адреси, умови оплати та рахунки витрат головної книги за замовчуванням, які застосовуються до кожного постачальника.
Введіть рахунки . Введіть кожен рахунок у систему кредиторської заборгованості. Це включає в себе дату рахунку-фактури (а не дату отримання) та суму до сплати.
Затвердити рахунки-фактури . Створіть систему, щоб менеджери могли індивідуально затверджувати кожен рахунок-фактуру постачальника в міру надходження, або використовувати негативні схвалення, коли менеджери повинні повідомляти персонал кредиторської заборгованості, лише якщо вони не схвалюють платіж. Система відстеження робочого процесу може бути інтегрована в систему для відстеження стану схвалень.
Графік оплати . Виконайте тестовий запуск, щоб надрукувати з програмного забезпечення список усіх рахунків-фактур, що підлягають оплаті, і перевірте, чи включає звіт усі рахунки-фактури, які слід сплатити протягом вибраного діапазону дат.
Перевірте контрольний запуск . Позначте в програмному забезпеченні всі затверджені платежі та роздрукуйте партію чеків, щоб оплатити ці рахунки. Переконайтеся, що система сплачує лише ті чеки, які були обрані.
Підписати чеки . Призначте особу первинним підписувачем чеків, а також іншу особу резервним підписувачем чеків. Поінформуйте цих людей про їх обов'язки при вивченні резервної документації, що додається до кожного чека.
Попередні кроки охоплюють основні дії, пов'язані з процесом обробки кредиторської заборгованості через систему кредиторської заборгованості. У нього можна включити такі додаткові елементи:
Тристороння відповідність . Може знадобитися наявність у клерка кредиторської заборгованості рахунків-фактур постачальника, пов'язаних із замовленнями на придбання компанії та будь-якими документами, що отримують. Ця відповідність може знадобитися для того, щоб компанія платила лише за належним чином дозволені та отримані товари.
Звіти про витрати . Створіть систему, яка вимагає від працівників подання бланків звітів про витрати, до яких додаються квитанції про придбані ними предмети. Ця система може включати набір туристичних правил, що регулюють, які витрати будуть відшкодовані.
Картки закупівель . Створіть систему, згідно з якою закупівельні картки видаються вибраним працівникам, які уповноважені робити покупки за допомогою карток від імені компанії. Включіть процедури перегляду виписок з картки на наявність помилок та подання повністю перевірених виписок персоналу кредиторської заборгованості для обробки платежів.
Також може знадобитися додати підбірку засобів контролю до системи кредиторської заборгованості, щоб зменшити ризик надмірних платежів.
