Клієнт може сплатити заздалегідь за товари, що доставляються, або надані послуги. Можливі причини авансу клієнта можуть включати:
Поганий кредит . Продавець не бажає авансувати кредит клієнту і тому вимагає авансового платежу.
На замовлення товар . Товар може бути настільки налаштований, що продавець не зможе продати його кому-небудь іншому, якщо покупець не заплатить, тому продавець вимагає передоплати.
Готівкова основа . Клієнт може працювати за бухгалтерським обліком за готівковою базою, тому хоче якнайшвидше сплатити готівку, щоб визнати витрати та зменшити звіт, що підлягає звіту, у поточному податковому році.
Зарезервована потужність . Клієнт може платити заздалегідь, щоб зарезервувати виробничі потужності продавця або, принаймні, утримати їх від використання конкурентом.
З цих чи інших причин продавець може отримати авансовий платіж, перш ніж зробити щось, щоб заробити платіж. Коли це трапляється, правильним бухгалтерським обліком є визнання авансу зобов’язанням до тих пір, поки продавець не виконає свої зобов’язання згідно з умовами основного договору купівлі-продажу. Задіяно дві статті журналу. Вони є:
Початковий запис . Списати грошовий рахунок та зарахувати рахунок клієнта на авансові платежі (зобов'язання).
Визнання доходу . Списати рахунок авансових платежів (зобов'язань) клієнта та зарахувати рахунок доходів.
Як правило, найкраще не враховувати аванс клієнта за допомогою автоматичного зворотного запису, оскільки це призведе до зворотної суми готівки в наступному місяці - а готівка все ще залишається на касовому рахунку. Натомість щомісяця відстежуйте суму на рахунку авансових платежів клієнта та вручну перекладайте суми на дохід у міру доставки товарів або надання послуг. Для цього може знадобитися використання окремого кроку в процедурі закриття місяця на кінець місяця, щоб забезпечити регулярне вивчення статусу кожного авансу клієнта.
Аванс клієнта зазвичай відображається як поточне зобов'язання на балансі продавця. Однак, якщо продавець не очікує визнати дохід від базової операції з продажу протягом одного року, зобов'язання слід класифікувати як довгострокове зобов'язання.
Наприклад, компанія Green Widget отримує від клієнта 10 000 доларів за індивідуальний фіолетовий віджет. Green Widget записує квитанцію з дебетом 10 000 доларів США на касовий рахунок та кредитом 10 000 доларів США на рахунок авансових платежів клієнта. У наступному місяці Green надає спеціальний віджет і створює новий запис журналу, який списує рахунок авансових платежів клієнта на 10 000 доларів США та зараховує рахунок доходів на 10 000 доларів США.
