Коригуючий запис - це запис журналу, який робиться з метою виправлення помилкової транзакції, яка раніше була записана до головної книги. Наприклад, щомісячна запис амортизації могла бути помилково внесена до рахунку амортизації. Якщо так, то коригуючий запис має перенести запис на рахунок витрат на амортизацію шляхом зарахування рахунку амортизації та дебетування рахунку амортизації. Як варіант, початковий запис можна було б змінити і замінити новим, що правильно зараховує витрати на рахунок амортизації.
Коригувальні записи зазвичай роблять лише досвідченіші бухгалтери, оскільки вони краще розуміють систему бухгалтерського обліку та вплив спеціальних журнальних записів на фінансову звітність. Може мати сенс вимагати від контролера схвалення всіх запропонованих коригувальних записів до їх внесення, щоб забезпечити, щоб друга особа перевірила, що запис матиме запланований ефект.
Особливо важливо повністю задокументувати виправлений запис, оскільки ці елементи особливо важко зрозуміти через деякий час. Це означає приєднання до кожної документації журналу оригінальної помилки, а також приміток щодо того, як коригуючий запис призначений для виправлення початкової помилки. Документація особливо цінна, якщо представляється ймовірним, що пізніше аудитори компанії переглянуть коригуючий запис.
Коригувальний запис слід робити, як тільки помилка виявляється та оцінюється. В іншому випадку цілком ймовірно, що запис ніколи не буде виправлений; це пов’язано з тим, що виправлення помилок виходить за межі звичайного потоку обробки транзакцій, тому немає робочого календаря чи процедури, які б контролювали, чи здійснюються ці транзакції.
Виправлення записів вимагає багато часу. Отже, може мати сенс відстежувати кількість виправлених записів, зроблених за місяцем, щоб перевірити, чи були вирішені основні проблеми, що викликають ці записи. Якщо так, то буде менше потреби у виправленні записів, а у бухгалтерів буде більше часу для інших обов’язків.
