Коли компанія використовує стандартну калькуляцію витрат, вона отримує стандартну суму загальновиробничих витрат, яка повинна бути понесена за звітний період, і застосовує її до об’єктів витрат (як правило, вироблених товарів). Якщо фактична сума накладних витрат виявляється відмінною від стандартної суми накладних витрат, тоді накладні витрати, як кажуть, є або недостатньо поглиненими, або надмірно поглиненими. Якщо накладні витрати недостатньо поглинаються, це означає, що було понесено більше фактичних загальновиробничих витрат, ніж очікувалося, з різницею, яка нараховується на витрати у міру їх виникнення. Зазвичай це означає, що визнання витрат прискорюється до поточного періоду, так що сума визнаного прибутку зменшується.
Якщо накладні витрати перевитрачені, це означає, що фактичних накладних витрат було понесено менше, ніж очікувалося, так що на витратні об'єкти застосовується більше витрат, ніж були фактично понесені. Це означає, що визнання витрат зменшується в поточному періоді, що збільшує прибуток. Наприклад, якщо ставка накладних витрат заздалегідь визначена як 20 доларів за безпосередньо спожиту годину праці, але фактична сума повинна була становити 18 доларів за годину, тоді різниця в 2 долари вважається надто поглиненою накладними витратами.
Причин надмірного або надмірного поглинання може бути декілька, зокрема:
Сума накладених накладних витрат не така, як очікувана сума.
Основа, на яку застосовуються накладні витрати, становить суму, що відрізняється від очікуваної. Наприклад, якщо потрібно застосувати 100 000 доларів стандартних накладних витрат і 2000 годин безпосередньої праці, як очікується, буде витрачено за цей період, тоді ставка накладних витрат встановлюється на рівні 50 доларів на годину. Однак, якщо кількість фактично понесених годин становить лише 1900 годин, тоді накладні витрати в розмірі 5000 доларів, пов’язані з відсутніми 100 годинами, застосовуватися не будуть.
Можуть існувати сезонні відмінності у розмірі фактично понесених накладних витрат або в основі заявки, порівняно із стандартною ставкою, яка базується на середньому довгостроковому періоді.
Основа розподілу може бути неправильною, можливо, через введення даних або помилку обчислення.
Коли спостерігається недостатнє або надмірне поглинання, зазвичай це вирішується одним із наступних способів:
Різниця (позитивна чи негативна) зараховується до вартості товару, що продається відразу.
Різниця (позитивна чи негативна) застосовується до відповідних об'єктів витрат.
Перший підхід легше здійснити, але менш точний. Отже, негайне списання, як правило, обмежується меншими дисперсіями, тоді як останній метод застосовується для більших дисперсій.
Повна проблема поглинання накладних витрат може бути зменшена за допомогою вчасно введених систем для зменшення кількості запасів, що є в наявності на кінець звітного періоду. Роблячи це, можна розглянути справу про відшкодування всіх накладних витрат до витрат у міру їх виникнення.
