Журнал закупівель - це журнал допоміжного рівня, в якому зберігається інформація про операції з купівлі. Цей журнал найчастіше зустрічається в ручній системі бухгалтерського обліку, де необхідно, щоб великі обсяги закупівельних операцій не завалювали головну книгу. Усі типи покупок, здійснених у кредит, реєструються в журналі покупок, включаючи наступне:
Офісне приладдя
Послуги
Товари, придбані для перепродажу
Будь-яка операція, укладена в журналі покупок, включає кредит на рахунку кредиторської заборгованості та дебет на рахунок витрат або активів, до якого відноситься закупівля. Наприклад, дебет, що стосується придбання канцелярського приладдя, здійснюватиметься на рахунок витрат на витратні матеріали. Журнал також включає дату запису, ім'я постачальника, якому платять, посилання на вихідний документ та номер рахунку-фактури. Необов’язковими доповненнями до цього базового набору даних є дата закінчення платежу та авторизаційний номер замовлення на придбання.
Періодично, і не пізніше кінця кожного звітного періоду, інформація в журналі закупівель узагальнюється та розміщується в головній книзі. Це означає, що закупівлі, зазначені в головній книзі, знаходяться лише на найбільш сукупному рівні. Якщо людина досліджувала деталі покупки, необхідно було б повернутися до журналу покупок, щоб знайти посилання на вихідний документ.
