Огляд подвійного обліку
Облік подвійних записів - це система ведення діловодства, згідно з якою кожна операція реєструється щонайменше на двох рахунках. Кількість рахунків, які можуть бути використані в транзакції, не обмежена, але мінімальним є два рахунки. У кожному рахунку є дві колонки, дебетові записи - зліва, а кредитні - справа. У бухгалтерському обліку подвійних записів загальна кількість усіх дебетових записів повинна збігатися із сумою всіх кредитних записів. Коли це трапляється, транзакція, як кажуть, має "баланс". Якщо загальні суми не узгоджуються, транзакція називається "неврівноваженою", і ви не зможете використовувати отриману інформацію для створення фінансової звітності, поки транзакція не буде виправлена.
Визначення подвійного обліку
Визначеннями дебету та кредиту є:
Дебетової що частина бухгалтерського запису, або збільшує рахунок активу або витрат, або зменшує рахунок пасиву або пайової участі. Він розміщений ліворуч у бухгалтерському обліку.
Кредит є те , що частина бухгалтерського запису, або збільшує рахунок пасиву або власного капіталу, або зменшує рахунок активу або витрат. Він розміщений праворуч у бухгалтерському обліку.
Рахунок являє собою окремий, детальний звіт , пов'язаний з конкретним активу, зобов'язання, капітал, доходи, витрати, прибуток або збиток. Прикладами рахунків є:
Готівка (рахунок активів: зазвичай дебетовий залишок)
Дебіторська заборгованість (рахунок активів: зазвичай дебетовий залишок)
Запаси (рахунок активів: зазвичай дебетовий залишок)
Основні засоби (рахунок активів: зазвичай дебетовий залишок)
Кредиторська заборгованість (рахунок зобов'язань: зазвичай кредитний залишок)
Нараховані зобов'язання (рахунок зобов'язань: зазвичай кредитний залишок)
Кредиторські зобов'язання, що підлягають оплаті (рахунок зобов'язань: зазвичай кредитний залишок)
Прості акції (рахунок власного капіталу: зазвичай кредитний залишок)
Нерозподілений прибуток (рахунок власного капіталу: зазвичай кредитний залишок)
Дохід - продукція (рахунок доходу: зазвичай кредитний залишок)
Дохід - послуги (рахунок доходу: зазвичай кредитний залишок)
Вартість проданих товарів (рахунок витрат: зазвичай дебетовий залишок)
Витрати на заробітну плату (рахунок витрат: зазвичай дебетовий залишок)
Витрати на комунальні послуги (рахунок витрат: зазвичай дебетовий залишок)
Подорожі та розваги (рахунок витрат: зазвичай дебетовий баланс)
Прибуток від продажу активу (рахунок прибутків: зазвичай кредитний залишок)
Збиток від продажу активу (рахунок втрат: зазвичай дебетовий залишок)
Приклади бухгалтерського обліку для подвійного запису
Ось подвійні записи бухгалтерських записів, пов’язаних з різними господарськими операціями:
Купуйте товари . Ви купуєте товар на 1000 доларів з наміром згодом продати їх третій стороні. Запис є дебетом на рахунок інвентаризації (активу) та кредитом на рахунок готівки (активу). У цьому випадку ви обмінюєтесь одним активом (готівкою) на інший актив (запас).
Продавати товари . Ви продаєте товар покупцеві за 1500 доларів. У цій ситуації є два записи. Один - це дебет рахунку дебіторської заборгованості в розмірі 1500 доларів, а кредит у рахунку доходів - 1500 доларів. Це означає, що ви реєструєте дохід, а також реєструєте актив (дебіторську заборгованість), який представляє суму, яку клієнт вам повинен. Другий запис - це дебет у розмірі 1000 доларів США з рахунку вартості проданих товарів (витрат) та кредит у такій же сумі на рахунок запасів (активів). Це фіксує ліквідацію запасу, коли ми зараховуємо його до витрат. Якщо їх об’єднати разом, вартість проданих товарів у розмірі 1000 доларів та дохід 1500 доларів призводять до прибутку 500 доларів.
Платити працівникам . Ви платите працівникам 5000 доларів. Це дебет на рахунок заробітної плати (витрат) та кредит на рахунок готівки (активів). Це означає, що ви споживаєте грошові активи, платячи працівникам.
Придбайте основний засіб . Ви платите постачальнику 4000 доларів за машину. Запис являє собою дебет у розмірі 4000 доларів США на рахунок основних засобів (активів) та кредит у розмірі 4000 доларів США на рахунок готівкових коштів (активів). У цьому випадку ви обмінюєтесь одним активом (готівкою) на інший актив (запас).
Внести борг . Ви позичаєте в банку 10 000 доларів. Запис - це дебет 10 000 доларів США на рахунок готівки (активів) та кредит 10 000 доларів США на рахунок боргових зобов’язань (зобов’язань). Таким чином, ви берете на себе відповідальність, щоб отримати готівку.
Продавати акції . Ви продаєте 8 000 доларів акцій інвесторам. Запис - це дебет у розмірі 8000 доларів на рахунок готівки (активів) та кредит у розмірі 8000 доларів на загальний рахунок акцій.
Оплатіть виписку з кредитної картки . Ви сплачуєте виписку з кредитної картки у розмірі 6000 доларів США, і всі покупки призначені для покриття витрат. Запис складає 6000 доларів США, дебетованих на кілька рахунків витрат, і 6000 доларів США, зарахованих на рахунок готівки (активів). Таким чином, ви споживаєте актив, оплачуючи різні витрати.
Таким чином, ключовим моментом при обліку подвійних записів є те, що одна транзакція завжди викликає запис щонайменше на двох рахунках, оскільки активи та зобов’язання поступово протікають через бізнес і перетворюються на доходи, витрати, прибутки та збитки.
Альтернативи обліку подвійних записів
Більш простим варіантом бухгалтерського обліку є одноразовий облік, який, по суті, є системою грошової бази, яка ведеться з чекової книжки. Згідно з цим підходом, активи та зобов’язання формально не відстежуються, а це означає, що скласти баланс неможливо.
