Безнадійний борг - це дебіторська заборгованість, яка була чітко визначена як не підлягає стягненню. Це означає, що конкретна дебіторська заборгованість видаляється з рахунку дебіторської заборгованості, як правило, шляхом створення кредитного виписки в програмному забезпеченні для виставлення рахунків, а потім зіставлення кредитного виписки з початковим рахунком; це видаляє як кредитну відомість, так і рахунок-фактуру зі звіту про дебіторську заборгованість.
Коли ви створюєте кредитну відомість, кредитуйте рахунок дебіторської заборгованості та дебетуйте або рахунок витрат на безнадійну заборгованість (якщо резерв не створений для безнадійної заборгованості), або резерв на сумнівні рахунки (це резервний рахунок, який створюється в очікуванні безнадійної заборгованості). Перша альтернатива для створення кредитного виписки називається методом прямого списання, тоді як друга альтернатива - методом резервування сумнівних рахунків.
Сумнівна заборгованість є дебіторською заборгованістю , яка може стати поганим боргом в якому - то момент в майбутньому. Можливо, ви навіть не зможете конкретно визначити, який відкритий рахунок для клієнта може бути таким класифікованим. У цьому випадку створіть резервний рахунок (також відомий як контра-рахунок) для дебіторської заборгованості, яка з часом може стати безнадійною заборгованістю, оцініть суму дебіторської заборгованості, яка може стати безнадійною заборгованістю в будь-який даний період, та створіть кредит для введення суми Вашої оцінки на цьому резервному рахунку, який відомий як резерв сумнівних рахунків. Дебетом в операції є витрати на безнадійну заборгованість. Коли ви врешті-решт ідентифікуєте фактичну безнадійну заборгованість, списайте її (як описано вище для безнадійної заборгованості) шляхом списання резерву сумнівних рахунків та зарахування рахунку дебіторської заборгованості.
Наприклад, компанія ABC International має дебіторську заборгованість у 100 000 доларів, з яких, за її підрахунками, 5000 доларів з часом стануть безнадійною заборгованістю. Отже, він нараховує 5000 доларів США на витрати з безнадійної заборгованості (які з’являються у звіті про прибутки та збитки) та на надбавку до резерву сумнівних рахунків (який з’являється трохи нижче рядка дебіторської заборгованості в балансі). Через місяць ABC знає, що рахунок-фактура в 1500 доларів справді є непогашеною заборгованістю. Він створює кредитну відомість на 1500 доларів, що зменшує рахунок дебіторської заборгованості на 1500 доларів, а резерв сумнівних рахунків - на 1500 доларів. Таким чином, коли ABC визнає фактичну безнадійну заборгованість, це не впливає на звіт про прибутки та збитки - лише зменшення дебіторської заборгованості та резерву сумнівних рядків у балансі (які компенсують один одного).
Таким чином, безнадійна заборгованість - це конкретно визначена дебіторська заборгованість, яка не буде виплачена, і тому її слід негайно списати, тоді як сумнівна заборгованість - це та, яка в майбутньому може стати безнадійною заборгованістю, для якої може знадобитися створити надбавка за сумнівні рахунки.
