Наступна процедура виставлення рахунків вирішує три завдання в процесі виставлення рахунків, які включають збір інформації, необхідної для побудови рахунку, створення рахунків та видачу їх клієнтам.
Перегляд платіжної інформації (платіжний секретар)
- Доступ до щоденного журналу доставки в комп’ютерній системі.
- Відскануйте деталі кожної партії, щоб переконатися, що вона готова до оплати. Якщо так, позначте записи як платні транзакції.
- Доступ до модуля виставлення рахунків та виклик екрана попереднього перегляду для кожного майбутнього рахунку-фактури, який слід надрукувати.
- Переконайтеся, що всі ціни затверджені співробітниками, що здійснюють замовлення. Якщо ні, порівняйте перелічені ціни з офіційним корпоративним прейскурантом та отримайте схвалення щодо будь-яких відхилень від цього списку.
- Додайте плату за фрахт, якщо замовлення не позначено як передоплатене або для отримання замовником.
- Переконайтеся, що код податку з продажу клієнта правильний, і відкоригуйте його, якщо це необхідно.
Друк партії рахунків-фактур (фахівець)
- Виберіть опцію в програмі виставлення рахунків, щоб надрукувати всі позначені рахунки-фактури.
- Помістіть офіційну форму рахунку-фактури компанії у принтер.
- Запустіть пробний друк, щоб переконатися, що форми виставлення рахунків правильно розміщені в принтері.
- Роздрукуйте всю партію рахунків-фактур і перевірте, чи правильно вони надруковані.
Підготовка та надсилання рахунків-фактур (Біллінг-секретар)
- Якщо рахунки-фактури складаються з декількох копій, копіюйте та зберігайте призначені копії.
- Завантажте версію рахунку-фактури, призначену для клієнтів, у конверти.
- На конвертах рахунків виставляється штамп "Запит на виправлення адреси".
- Доставте конверти з рахунками до поштового відділення для розсилки.
Подати копії рахунків-фактур (фахівець)
- За необхідності подайте збережені копії рахунків-фактур або за номером рахунку, або за іменем замовника.
