Пробний баланс - це підсумований рівень переліку суми дебету чи кредиту на кожному рахунку. Зазвичай ви використовуєте початковий або некорегований пробний баланс із двох причин:
Щоб гарантувати, що загальна сума всіх дебетів дорівнює сумі всіх кредитів, тим самим гарантуючи, що всі базові операції в балансі.
Використовувати як вихідну точку для коригування записів, які дозволять привести інформацію у пробному балансі у відповідність до принципів бухгалтерського обліку, таких як Загальновизнані принципи бухгалтерського обліку або Міжнародні стандарти фінансової звітності.
Цей некорегований пробний баланс може містити ряд помилок, лише деякі з яких легко виявити у форматі звіту про пробний баланс. Ось найпоширеніші помилки з пропозиціями щодо їх пошуку:
Записи зроблені двічі . Якщо запис буде зроблено двічі, пробний баланс все одно буде в рівновазі, тому це не є хорошим документом для його пошуку. Натомість для поточної транзакції, можливо, доведеться почекати, поки проблема вирішиться сама собою. Наприклад, дублікат рахунку-фактури замовнику буде відхилений замовником, тоді як дублікат рахунку-фактури від постачальника (сподіваємось) буде помічений під час процесу затвердження рахунку-фактури.
Записи не зроблені взагалі . Неможливо знайти на пробному балансі, оскільки його там немає (!). Ваша найкраща ставка - підтримувати контрольний список стандартних записів та перевіряти, що всі вони зроблені.
Записи в неправильному обліковому записі . Це може бути очевидним, якщо швидко поглянути на пробний баланс, оскільки рахунок, який раніше взагалі не мав балансу, зараз має такий. В іншому випадку найкращою формою виправлення є профілактична - використовуйте стандартні шаблони записів журналу для всіх повторюваних записів.
Змінені записи . Запис про дебет може бути помилково записаний як кредит, і навпаки. Ця проблема може бути видно на пробному балансі, особливо якщо запис є достатньо великим, щоб змінити знак кінцевого балансу на зворотний його звичайному знаку.
Транспоновані числа . Можливо, цифри в цифрі були змінені. Це легко знайти, оскільки основний запис є незбалансованим, і тому його не повинно було приймати програмне забезпечення для бухгалтерського обліку. Якщо використовується ручна система, підсумки журналу повинні порівнюватися із підсумками в пробному балансі. Це питання стосується наступного.
Незбалансовані записи . Це вказано в останню чергу, оскільки це неможливо в комп'ютеризованому середовищі, де записи повинні бути збалансованими, інакше система їх не прийме. Якщо ви використовуєте ручну систему, то проблема буде очевидною в підсумках стовпців пробного балансу. Однак знайти точний запис набагато складніше, і вимагатиме детального перегляду кожного запису або, принаймні, загальних підсумків у кожному допоміжному реєстрі, який потрапляє до головної книги.
Кожного разу, коли ви виправляєте помилку, обов’язково використовуйте чітко позначений запис журналу з супровідною документацією, щоб хтось інший міг відстежувати вашу роботу пізніше.
