Нумерація плану рахунків передбачає встановлення структури рахунків, що використовуватимуться, а також присвоєння конкретних кодів різним рахункам головної книги. Використана система нумерації має вирішальне значення для способів зберігання та управління фінансовою інформацією. Перший тип нумерації для визначення плану рахунків включає їх структуру. Це схема номера рахунку і включає такі компоненти:
Код підрозділу - Це, як правило, двозначний код, який ідентифікує конкретний підрозділ компанії в межах багатовідділеної компанії. Він не використовується одиничною компанією. Код можна розширити до трьох цифр, якщо існує більше 99 дочірніх компаній.
Код відділу - це, як правило, двозначний код, який ідентифікує конкретний відділ у компанії, наприклад, бухгалтерський, інженерний чи виробничий відділи.
Код рахунку - це, як правило, тризначний код, який описує сам рахунок, наприклад, основні засоби, дохід або витрати на постачання.
Наприклад, багатопідроздільна компанія з кількома підрозділами в кожній компанії, ймовірно, використовувала б план рахунків з нумерацією таким чином: xx-xx-xxx
Як інший приклад, компанія з одним підрозділом з декількома підрозділами може відмовитися від перших двох цифр і замість цього використовує таку схему нумерації: xx-xxx
Як остаточний приклад, менший бізнес, який взагалі не має підрозділів, міг просто використовувати тризначний код, присвоєний своїм рахункам, а саме: xxx
Після встановлення структури кодування може відбуватися нумерація рахунків. Це тризначне кодування, про яке згадувалося раніше. Компанія може використовувати будь-яку систему нумерації, яку хоче; відсутній обов'язковий підхід. Однак загальноприйнята схема кодування така:
Активи - Коди рахунків 100-199
Зобов'язання - 200-299
Рахунки в капіталі - 300-399
Доходи - 400-499
Витрати - 500-599
Як повний приклад попереднього плану нумерації, материнська компанія призначає позначку "03" одній зі своїх дочірніх компаній, позначку "07" - машинобудівному відділу, а "550" - витратам на відрядження та розваги. Це призводить до наступного плану рахунків:
03-07-550
