Для узгодження запасів порівняйте кількість запасів у записах компанії з фактичними сумами на полицях складів, з’ясуйте, чому існують відмінності між цими двома сумами, та скоригуйте записи, щоб відобразити цей аналіз. Вивірка запасів є важливою частиною підрахунку циклів, оскільки персонал складу використовує його для постійного оновлення точності своїх запасів. Точність обліку товарно-матеріальних цінностей необхідна для того, щоб забезпечити своєчасне замовлення предметів заміни, належну оцінку товарно-матеріальних цінностей та доступність деталей для продажу чи виробництва у разі потреби. Також необхідна звірка запасів, щоб гарантувати, що фактичні та зареєстровані суми запасів однакові на кінець року, щоб не було проблем під час аудиту запасів.
Вивірка запасів не така проста, як коригування балансу книги відповідно до фізичного підрахунку. Можуть бути й інші причини, чому існує різниця між двома цифрами, які неможливо виправити за допомогою такого коригування. Зокрема, вам слід розглянути дотримання будь-якого або всіх цих кроків:
Перерахувати інвентар . Можливо, хтось неправильно підрахував інвентар. Якщо так, попросіть іншу особу порахувати це ще раз (оскільки перший лічильник міг би повторити таку саму помилку підрахунку вдруге). Крім того, якщо фізичний підрахунок виявляється значно нижчим, ніж баланс книги, можливо, у другому місці є більше запасів - тож подивіться навколо, щоб знайти його другий кеш. Перерахунок є найбільш вірогідною причиною відхилення, тому спочатку розгляньте цей крок.
Установіть відповідність одиниць виміру . Чи однакові одиниці виміру, що використовуються для підрахунку та балансу книги? Один може знаходитися в окремих одиницях (відомих як "вухи"), тоді як інший може бути в десятках, або коробках, або фунтах, або кілограмах. Якщо ви вже провели повторний підрахунок і все ще існує різниця, яка знаходиться на кілька порядків, то, швидше за все, проблема полягає в одиницях виміру.
Перевірте номер деталі . Можливо, ви неправильно читаєте номер деталі товару на полиці або здогадуєтесь про його ідентифікацію, оскільки номера деталі взагалі немає. Якщо так, отримайте другу думку у досвідченого співробітника складу або порівняйте товар з описами в основних записах товару. Інший варіант - шукати якийсь інший елемент, для якого є дисперсія підрахунку одиниць у зворотному напрямку - це може бути номер деталі, яку ви шукаєте.
Шукайте відсутні документи . Це велике джерело питань звірки запасів. Кількість одиниць в записах інвентаризації може бути неправильною, оскільки відбулася транзакція, але її ще ніхто не реєстрував. Це величезна проблема для лічильників циклів, яким, можливо, доведеться розбиратися за невведеними документами подібного роду, перш ніж вони почуватимуться комфортно, вносячи коригування в інвентарні записи. Іншими прикладами цієї проблеми є квитанції, які ще не введені (тому інвентарний облік занадто низький) або видачі зі складу на виробничу ділянку, які не були введені (тому інвентарний запис занадто високий).
Вивчіть брухт . Металобрухт може виникати в будь-якій точці компанії (особливо на виробництві), і персонал може легко пропустити належний запис у кадастр. Якщо ви бачите незначну дисперсію, де записи запасів завжди лише на невелику суму перевищують фізичну кількість, це, ймовірно, причина.
Дослідіть можливу належність клієнтів . Якщо у вас взагалі немає запису про товарний запас в бухгалтерському обліку, можливо, для цього є вагома причина, яка полягає в тому, що компанія не є власником, а замовник. Це особливо часто, коли компанія переробляє або вдосконалює продукцію для своїх клієнтів.
Дослідити можливе володіння постачальником . Для подальшого розгляду останнього товару також можливо, що у вас є на складі товари, що знаходяться на консигнації у постачальника і які, таким чином, належать постачальнику. Це найчастіше зустрічається в роздрібному середовищі, і навряд чи де-небудь ще.
Дослідіть записи зворотної промивки . Якщо ваша компанія використовує зворотну промивку для зміни облікових записів запасів (де ви звільняєте запаси, виходячи з кількості виробленої готової продукції), тоді як матеріально-технічна пропозиція, так і виробничі номери готової продукції повинні бути у відмінному стані, або процес узгодження буде болючим . Не рекомендується зворотна промивка, якщо тільки виробництво документації не є чудовим.
Прийміть дисперсію . Якщо всі форми розслідування зазнають невдачі, то вам насправді нічого не залишається, як змінити запис інвентаризації відповідно до фізичної кількості. Можливо, з часом буде знайдена якась інша помилка, яка пояснює невідповідність, але поки що ви не можете залишити дисперсію; у разі сумнівів фізичний підрахунок правильний.
Пов'язані курси
Як перевірити інвентаризацію
Управління запасами
