Запис оплати за кредитною карткою передбачає детальний введення інформації з виписки з кредитної картки в бухгалтерську систему компанії. Коли процесор кредитної картки подає компанії виписку з кредитної картки, компанія, по суті, отримує великий рахунок-фактуру, що включає безліч позицій для широкого спектру покупок. Оскільки зміст виписки може бути таким різноманітним, важко призначити єдиний код за замовчуванням рахунку (як це робиться з більшістю інших постачальників, які, як правило, пов’язані з невеликим колом покупок). Натомість співробітники з питань внесення даних до кредиторської заборгованості повинні пропрацювати кожну з цих звітів та вручну призначити коди нарахувань кожному рядку, виходячи з виду витрат.Альтернативою є пересилання цих виписок користувачам картки та надання їм заповнення необхідної інформації, хоча такий підхід схильний до затримки обробки платежів.
Персонал кредиторської заборгованості може отримати стандартний перелік рахунків, на які приписані предмети, що стягуються з оплати, оскільки у видах предметів, придбаних за допомогою кредитної картки, існує достатня кількість регулярностей. Прикладами найчастіше купуваних товарів є:
Подорожі та розваги
Офісне приладдя
Вартість проданих товарів
Підписки
Компенсацією запису витрат за будь-яким із попередніх пунктів є рахунок кредиторської заборгованості.
Після реєстрації в системі кредиторської заборгованості в кінцевому рахунку здійснюється чековий платіж у сумі, зазначеній у виписці з кредитної картки (плюс-мінус будь-які коригування), де є дебет на рахунку кредиторської заборгованості та кредит на касовий рахунок. Потім повідомлення про грошові перекази вилучається з виписки, додається до чека та надсилається процесору кредитної картки. Потім персонал кредиторської заборгованості прикріплює копію чека до решти частини виписки з картки та подає її по місяцях.
Зазначений тут процес обліку кредитних карток повинен повторюватися точно кожного місяця. Інакше навіть одна виписка з картки може містити такі великі витрати, що неправильна обробка може помітно вплинути на фінансові результати організації.
