Основний файл постачальника - це сховище значної кількості інформації про постачальників компанії, яка використовується для оплати рахунків-фактур постачальників та видачі замовлень на придбання. Коли у підприємства є навіть порівняно невелика кількість постачальників, значна кількість помилок поступово потрапляє у головний файл постачальника. Ось декілька запропонованих способів очищення файлу:
Регулярно друкуйте звіт для кожного постачальника, який показує кожне поле, яке використовується у головному файлі постачальника. Проскануйте звіт на відсутність інформації у більш важливих полях, таких як податкові коди та ідентифікаційні номери платників податків (ІПН).
Роздрукуйте список постачальників, відсортований за назвою, та знайдіть дублікати назв, які вказують на наявність дублікатів записів. Визначте, який із цих записів слід архівувати, і позначте їх як такі, що їх більше не використовуватимуть.
Роздрукуйте звіт, який відображає платежі постачальникам за останні два роки. Якщо протягом цього періоду не було жодної діяльності, позначте відповідні основні файли постачальника як заархівовані.
Порівняйте записані ідентифікаційні номери платників податків для найновіших постачальників із програмою відповідності ІПН на веб-сайті IRS, щоб переконатися, що записані номери є правильними. Оновіть будь-яку інформацію, яка є неправильною.
