Фінанси

Поділ обов'язків

Концепція розподілу обов'язків забороняє покласти відповідальність на одну особу за придбання активів, їх зберігання та відповідне ведення діловодства. Наприклад, одна особа може оформити замовлення на придбання активу, але інша особа повинна записати операцію в бухгалтерські записи. Розділяючи обов'язки, набагато складніше вчинити шахрайство, оскільки принаймні дві людини повинні працювати разом, що набагато рідше, ніж якщо одна особа відповідає за всі аспекти бухгалтерської операції.

Прикладами розподілу обов'язків є:

  • Готівкою . Одна людина відкриває конверти, що містять чеки, а інша людина записує чеки в систему бухгалтерського обліку. Це зменшує ризик того, що чеки будуть вилучені з компанії та внесені на власний чековий рахунок особи.

  • Дебіторська заборгованість . Одна особа реєструє готівку, отриману від клієнтів, а інша людина створює кредитні записки клієнтам. Це зменшує ризик того, що працівник перенаправить вхідний платіж від клієнта та покриє крадіжку відповідним кредитом на рахунок цього клієнта.

  • Інвентар . Одна людина замовляє товари у постачальників, а інша людина реєструє отримані товари в системі бухгалтерського обліку. Це утримує покупця від перенаправлення вхідних товарів для власного використання.

  • Нарахування заробітної плати . Одна людина складає інформацію про валову зарплату та чисту заробітну плату для фонду оплати праці, а інша людина перевіряє розрахунки. Це утримує службовця з питань оплати праці від штучного збільшення компенсації деяким працівникам, а також від створення та оплати підроблених працівників.

Проблема розподілу обов’язків полягає в тому, що він набагато менш ефективний і забирає більше часу, ніж наявність однієї особи відповідальної за всі аспекти операції. Таким чином, слід вивчити компроміс між підвищенням рівня контролю та зменшенням рівня ефективності, коли приймаєте рішення, чи застосовувати розподіл обов'язків у деяких сферах. Цілком можливо, що вдосконалення контролю недостатньо для компенсації зниженого рівня ефективності.

Помилковим уявленням про розподіл обов'язків є те, що це зменшує кількість помилок в бухгалтерському обліку. Це трапляється лише за умови введення дублікатів даних або якщо кілька людей перевіряють роботу один одного. Це не мета концепції розподілу обов'язків, яка спрямована на надання певних завдань одній особі, а інших завдань іншій особі - концепція не призначена для дублювання завдань, тому помилки в обліку, швидше за все, не зменшаться .

Подібні умови

Поділ обов'язків також відоме як поділ обов'язків.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found