Бізнес використовує бюджет для встановлення очікувань щодо доходів і витрат у майбутніх періодах. Процес підготовки бюджету повинен бути чітко регламентованим та слідувати встановленому графіку, щоб готовий бюджет був готовий до використання до початку наступного фінансового року. В іншому випадку затримка бюджету буде недоступна для порівняння з фактичними результатами в наступному фінансовому році. Ось основні кроки, яких слід дотримуватися:
- Оновити припущення щодо бюджету. Перегляньте припущення щодо ділового середовища компанії, які були використані як основа останнього бюджету, та за потреби оновіть.
- Зверніть увагу на доступне фінансування . Визначте найбільш вірогідний обсяг фінансування, який буде доступний протягом бюджетного періоду, що може обмежити плани зростання.
- Крокові калькуляційні бали . Визначте, чи будуть понесені будь-які крокові витрати під час можливого ділової активності у майбутньому бюджетному періоді, та визначте суму цих витрат та на якому рівні діяльності вони будуть понесені.
- Створити бюджетний пакет . Скопіюйте основні інструкції щодо складання бюджету з пакету інструкцій, що використовувався у попередньому році. Оновіть його, включивши фактичні витрати, понесені в поточному році на сьогоднішній день, а також щорічно складайте цю інформацію за весь поточний рік. Додайте коментар до пакету із зазначенням інформації про вартість, вузькі місця та очікувані обмеження фінансування на майбутній бюджетний рік. Також вкажіть будь-які вказівки щодо запитів на капітальний бюджет.
- Випуск бюджетного пакету . Видайте бюджетний пакет особисто, де це можливо, і відповідайте на будь-які запитання одержувачів. Також вкажіть термін виконання першого проекту бюджетного пакету.
- Отримати прогноз доходу . Отримайте прогноз доходу від менеджера з продажу, підтвердьте його у генерального директора, а потім розподіліть його серед інших менеджерів відділу. Вони принаймні частково використовують інформацію про доходи як основу для розробки власних бюджетів.
- Отримати бюджети відділів . Отримайте бюджети всіх департаментів, перевірте наявність помилок і порівняйте з обмеженнями, пов’язаними з вузьким місцем, фінансуванням та кроком. За необхідності відкоригуйте бюджети.
- Перевірити компенсацію . Надішліть запити про компенсацію, що містяться у бюджетах департаменту, менеджеру з управління персоналом для перевірки. Це повинно включати узгодження з діапазоном оплати праці та з'ясування того, чи правильно обчислюються податки з заробітної плати.
- Перевірте бонусні плани . Нехай команда вищого керівництва перевірить умови, за якими були складені бонусні плани, та чи обґрунтовані умови цих угод. Якщо бонусні виплати частіше не відбудуться, включіть їх до бюджету разом із відповідними податками на заробітну плату.
- Отримати запити на капітальний бюджет . Перевірте всі запити на капітальний бюджет та перешліть їх вищій управлінській групі з коментарями та рекомендаціями. Відповідайте звіту про вибуття основних засобів, щоб забезпечити заміну активів.
- Оновіть модель бюджету . Введіть всю бюджетну інформацію в головну модель бюджету. Переконайтеся, що ставки податку на заробітну плату в моделі оновлені на бюджетний рік. Оновіть амортизаційні витрати в моделі, виходячи з уже отриманої інформації про вибуття основних фондів та інформації про капітальний бюджет.
- Перегляньте бюджет . Зустрініться зі старшим керівництвом, щоб переглянути бюджет. Виділіть можливі проблеми з обмеженнями та будь-які обмеження, спричинені обмеженнями фінансування. Також перевіряйте обґрунтованість коефіцієнтів обороту дебіторської заборгованості, товарно-матеріальних цінностей та кредиторської заборгованості щодо історичних показників, а також продажів на продавця. Зверніть увагу на всі зауваження, зроблені керівною командою, та перешліть цю інформацію назад до розпорядників бюджетних коштів із проханням змінити їх бюджет.
- Обробляти ітерації бюджету . Відстежуйте невиконані запити на зміну бюджету та оновлюйте модель бюджету новими ітераціями по мірі надходження. Обов’язково оновіть розрахункові процентні витрати та процентні доходи, оскільки частина фінансування бюджету з’ясована.
- Отримати схвалення . Надіслати бюджет на затвердження ради директорів.
- Видати бюджет . Створіть обмежену версію бюджету та розподіліть його серед усіх уповноважених одержувачів.
- Завантажте бюджет . Завантажте інформацію про бюджет у фінансове програмне забезпечення, щоб ви могли формувати бюджет порівняно з фактичними звітами.
- Перевірте завантажений бюджет . Порівняйте бюджет, завантажений в бухгалтерське програмне забезпечення, із затвердженою версією бюджету та скоригуйте наявність помилок.
- Заблокуйте бюджет . Ініціювати захист паролем бюджетної моделі. Також створіть копію моделі та заархівуйте її.
