Процес отримання готівки дуже регламентований, оскільки завдання обробки чеків завантажується органами управління. Вони потрібні для того, щоб чеки були правильно записані, негайно здані на зберігання, а також не викрадені чи змінені де-небудь в процесі. Порядок обробки чекових квитанцій описаний нижче:
Запишіть чеки та готівку . Коли надійде щоденна доставка пошти, запишіть усі отримані чеки та готівку до списку чеків поштового відділення. Для кожного отриманого чека зазначте у формі ім’я сторони, що платить, номер чека та сплачену суму. Якщо квитанція була готівкою, тоді вкажіть ім'я сторони, яка платить, перевірте "готівка?" ящик, і сплачена сума. Після того, як всі рядки-позиції будуть заповнені, введіть загальний підсумок у поле «Сума надходжень» внизу форми. Підпишіть форму та вкажіть дату отримання чеків та готівки. Також на кожному отриманому чеку поставити штамп «лише для депозиту» та номер банківського рахунку компанії; це ускладнює вилучення чека та внесення на інший банківський рахунок.
Форвардні платежі . Вставте всі чеки, готівку та копію списку квитанцій чеків поштового відділення в надійний пакет поштового зв’язку. Нехай його вручать касиру в бухгалтерії. Касир поєднує всі предмети пакета зі списком чеків поштового відділення, ініціює копію списку та повертає копію поштою в інтерактивну пошту до поштового відділення. Потім працівники поштового відділення подають ініційовану копію за датою.
Застосовуйте готівку до рахунків-фактур . Отримати доступ до програмного забезпечення для бухгалтерського обліку, викликати несплачені рахунки-фактури для відповідного клієнта та застосувати готівку до рахунків-фактур, зазначених у пораді про переказ грошей, яка супроводжує кожен платіж від клієнта. Якщо немає вказівки, який рахунок слід зарахувати, зафіксуйте платіж або на окремому призупиненому рахунку, або як незастосований, але в обліковому записі клієнта, від якого він надійшов. В останній ситуації зробіть ксерокопію чека та збережіть його для цілей подання пізніше, щоб чек можна було зберігати на поточну дату.
Запис іншої готівки (за бажанням) . Часом надходять деякі готівкові кошти або чеки, які не пов’язані з несплаченою дебіторською заборгованістю. Наприклад, може бути передоплата клієнтом або повернення застави. У цих випадках запишіть квитанцію в систему бухгалтерського обліку разом із належним документуванням причини платежу.
Депозит готівкою . Запишіть усі чеки та готівку на депозитному листі. Порівняйте загальну суму на депозитному квитанції із сумою, зазначеною у списку чеків поштової скриньки, та зрівняйте всі відмінності. Потім зберігайте чеки та готівку в замкненому пакеті та транспортуйте їх до банку.
Зіставлення з банківською квитанцією . Отримавши чеки та готівку, банк видає на них квитанцію. Хтось, крім касира, повинен порівняти цю квитанцію із сумою на депозитному квитанції та узгодити всі відмінності. Може бути корисним скріпити квитанцію копією депозитного квитанції та подати документи, як доказ того, що крок відповідності був виконаний.
