Журнал дрібних кас містить підсумок виплат з фонду дрібних кас. Тоді підсумки в журналі використовуються як основа для запису журналу до головної книги компанії. Цей журнал містить перелік дрібних видатків за видами витрат. Типовий журнал дрібних готівкових грошей - це заздалегідь надрукована форма, можливо, придбана в магазині канцелярських товарів. Зліва направо він зазвичай містить рядок, в який потрібно ввести номер ваучера, дату ваучера та загальну суму витрат, зазначених у ваучері. Потім форма продовжується з рядом додаткових стовпців для загальних витрат, таких як:
Поставки
Харчування
Поштова оплата
Витрати на відрядження
Інші витрати
Бланк може також містити блок звірки внизу, на якому зберігач дрібних готівкових грошей перераховує стандартний залишок дрібних готівкових грошей, суму видатків, зазначених у журналі дрібних кас, а також будь-яку нестачу або надлишок готівки, що відповідає фактичному залишку готівки у фонді дрібних кас. Зберігач повинен ініціювати кожен заповнений ваучер.
Процедура використання журналу дрібних кас:
Наприкінці облікового періоду впишіть усі путівки до журналу дрібних кас. Для кожного ваучера введіть номер ваучера, дату, загальні витрати та тип витрат.
Введіть загальні підсумки для всіх числових стовпців унизу форми.
Заповніть блок примирення та заявіть про дефіцит або надлишок дрібних грошей.
Всі ваучери скріпіть на звороті журналу.
Переслати пакет до секретаря головної книги.
Клієнт головної книги створює запис у журналі, який зменшує залишок дрібних грошових коштів на загальні витрати, перелічені внизу форми, та фіксує витрати на різні витрати у формі, для якої були зроблені записи.
Клієнт головної книги передає журнал касиру, який забезпечує поповнення грошових коштів зберігачу дрібних грошових коштів, відновлюючи тим самим залишок дрібних готівкових грошей до початкового позначеного рівня.
Після завершення періоду використання журнал дрібних готівкових коштів архівується відповідно до політики знищення документів компанії.
