Концепція рахунку витрат має два різних значення. Один передбачає витрати на поїздки та розваги, а інший - більш загальну концепцію, що визначає тип рахунку. Обидва визначення зазначені нижче.
Обліковий запис витрат T&E
Рахунок витрат відноситься до коштів, виплачених працівнику, які потім використовуються на витрати на подорожі та розваги. Кошти за рахунок витрат можуть бути виплачені заздалегідь до часу, коли вони фактично витрачені на діяльність компанії, і в цьому випадку кошти називаються авансом. Крім того, кошти можуть бути виплачені у відповідь на подання працівником звіту про витрати, і в цьому випадку кошти називаються відшкодуванням. Аванс спочатку реєструється як оборотний актив, тоді як відшкодування негайно реєструється як витрати у міру їх виникнення. Коли працівник подає докази того, як був використаний аванс, оборотний актив тоді визнається як витрата.
Сума готівкових платежів, пов’язаних із рахунком витрат, як правило, є найбільшою, якщо пов’язана із працівником, який працює незалежно від внутрішніх операцій бізнесу, найкращим прикладом якого є продавець. Цим особам потрібне достатнє фінансування для подорожей більше, ніж це прийнято для інших працівників.
Концепцією рахунку витрат можна зловживати, витрачаючи більше коштів, ніж вимагала б розсудлива особа, або отримуючи аванси та не використовуючи готівку від імені бізнесу. Отже, багато підприємств вводять жорсткий контроль за використанням рахунків витрат, включаючи використання звітів про витрати, політику подорожей, аудит здійснених платежів та постійні перевірки залишків на рахунку авансових активів.
Тип рахунку витрат
Основну частину всіх рахунків, що використовуються в головній книзі, складають рахунки витрат. Це тип тимчасового рахунку, на якому зберігаються всі витрати, понесені суб’єктом господарювання протягом звітного періоду. Таким чином, можуть бути рахунки витрат на банківські збори, вартість проданих товарів, комунальних послуг тощо. Ці рахунки вважаються тимчасовими, оскільки вони обнуляються в кінці фінансового року, щоб звільнити місце для обліку нового набору витрат у наступному фінансовому році.
