Обробка фонду оплати праці може спричинити помилки в декількох місцях, що вимагає детального процесу, який також включає декілька засобів контролю. Цю процедуру можна використовувати для забезпечення послідовної обробки фонду оплати праці на постійній основі. Фактичний потік процесу може дещо відрізнятися від кроків, зазначених нижче, оскільки можуть існувати відмінності, пов’язані з використанням рішень з обробки заробітної плати, що працюють вручну, комп’ютеризовано або передано на аутсорсинг. Найімовірніша версія процедури, включаючи обов'язки та основні засоби контролю, наведена нижче:
Оновити головний файл працівника . Клієнт з оплати праці отримує повідомлення про зміни в інформації про співробітників, які впливають на обробку фонду оплати праці, такі як утримання пільг та зміни ставки заробітної плати. Оновіть головний файл працівника в програмному забезпеченні з оплати праці з урахуванням цих змін.
Встановити період виплати . Переконайтесь, що модуль нарахування заробітної плати встановлений для правильного періоду виплати.
Введіть відпрацьований час . Введіть кількість регулярних та понаднормових годин, відпрацьованих кожним працівником, у систему оплати праці. Якщо компанія розраховує заробітну плату вручну, то цей і наступний кроки не потрібні. Якщо компанія використовує комп’ютеризовані годинники для збирання інформації про відлік часу, то ця інформація може бути перенесена безпосередньо в програмне забезпечення з оплати праці.
Введіть платежі вручну . Введіть суми будь-яких зарплатних платежів, які ще не були зафіксовані в системі оплати праці. Це можуть бути коригування заробітної плати за попередні періоди або виплати, пов’язані з первинним наймом або звільненням працівників.
Розрахувати плату за припинення . Розрахуйте вручну суму, що підлягає сплаті будь-якому працівнику, який залишив компанію, включаючи невикористаний час відпусток та вихідну допомогу. Зазвичай це стосується лише тих працівників, які добровільно залишили компанію, оскільки примусові припинення вимагають майже негайних виплат, які зазвичай виходять за рамки звичайного періоду обробки заробітної плати.
Змінюйте відрахування . Введіть будь-які зміни до стандартних відрахувань із заробітної плати працівників, таких як медичне страхування, запобіжні виплати та благодійні внески.
Розрахувати оплату праці . Попросіть програмне забезпечення обробити всі розрахунки оплати праці за цей період. Якщо компанія вручну обчислює заробітну плату, використовуйте таблиці податків, надані федеральним урядом та урядами штатів, для визначення належної суми утримань податків.
Огляд звітів . Якщо розрахунки заробітної плати або передані в аутсорсинг, або використовують програмне забезпечення для виплати заробітної плати, роздрукуйте наступні звіти та перегляньте відповідні операції на наявність помилок. Знову обробляйте фонд оплати праці, доки ці проблеми не будуть виправлені.
Звіт про негативні відрахування (може вказувати на помилку введення даних або шахрайство)
Звіт про негативні податки (може вказувати на помилку введення даних або шахрайство)
Попередній реєстр заробітної плати (основний документ, який використовується для виявлення помилок)
Відсортований перелік виплачених заробітних плат (зосередьтеся на надмірно високих або низьких розмірах заробітної плати, щоб виявити потенційно неточні відпрацьовані години або ставки заробітної плати)
Тенденційна лінія витрат на оплату праці за відділами (може означати, що заробітна плата нараховується не тому відділу)
Видати платежі . Після аналізу звітів не буде виявлено подальших помилок, обробляйте виплати працівникам.
Звіти про управління випусками (за бажанням) . Видавати керівництву звіти про заробітну плату, які пов’язані із щойно заповненим фондом заробітної плати. Прикладами таких звітів є лінія тренду на надурочні роботи працівників та лінія тренду на компенсацію витрат за відділами.
Резервне копіювання даних . Після того, як фонд оплати праці буде заповнений, зробіть резервну копію даних, пов’язаних з ним. Якщо обробка заробітної плати здійснюється підрядником, цим займається постачальник. Якщо використовується власне програмне забезпечення, заархівуйте дані. Якщо використовується система, що працює вручну, помістіть реєстр заробітної плати в заблоковане сховище.
Зафіксуйте крапку . Заблокуйте період виплати в модулі нарахування заробітної плати на щойно завершений період, щоб запобігти несанкціонованим змінам. Це по суті те саме, що крок 2; блокуючи період виплати, ми переходимо до наступного періоду виплати.
Податкові податки . Внесіть податки з заробітної плати та перевірте їх передачу уряду Якщо компанія переробила обробку заробітної плати на аутсорсинг, цим кроком займається постачальник.
Зберігайте картки часу . Подайте картки часу біля відділу оплати праці. Цілком можливо, що працівники поставлять під сумнів свою оплату праці, і в цьому випадку найновіші часові картки повинні бути легко доступними для перегляду. Через місяць-два картки часу можна перенести на більш тривале зберігання.
Розслідуйте помилки . Якщо є проблеми з обробкою заробітної плати, будьте впевнені, що працівники їх знайдуть! Дослідіть усі виявлені помилки транзакцій та ініціюйте зміни, щоб зменшити їх подальше виникнення. Це може включати зміну процедур або введення нових засобів контролю.
