Книга продажів - це детальна деталізація здійснених продажів, представлена в послідовності дат. Він також може містити видані кредити, що зменшують обсяг продажів, можливо, для товарів, що повертаються клієнтами. Інформація в книзі продажів може бути досить детальною, включаючи такі пункти, як дата продажу, номер рахунка-фактури, ім’я клієнта, продані товари, суми продажу, оплата фрахту, податки з продажу, податок на додану вартість тощо.
Інформація в книзі продажів періодично узагальнюється, а потім сукупні суми відображаються на рахунках продажів у головній книзі. Ця проводка може бути настільки рідкісною, як наприкінці кожного місяця (як частина процесу закриття кінця місяця) або навіть щодня. Інформація на рівні деталей у книзі продажів зберігається окремо від головної книги, щоб уникнути її переповнення занадто великою кількістю інформації.
Нижче наведено приклади того, як можна використовувати книгу продажів:
Фінансова звітність . Книга продажів - це остаточний вихідний документ для показника продажів, який відображається у верхній частині звіту про прибутки та збитки.
Дослідження . Якщо хтось хоче дослідити проблему продажів, він, як правило, починає з високорівневого аналізу в головній книзі, наприклад, аналізу лінії тренду, а потім переходить до книги продажів, щоб визначити деталі того, що саме сталося.
Аудит . Аудитор, швидше за все, захоче переконатись, що загальна сума продажів, зазначена у фінансовій звітності компанії, є правильною, і проведе розслідування, вивчивши вибір рахунків-фактур, зазначених у книзі продажів, які складають цю цифру продажів.
Спочатку книга продажу велася вручну, а проводки до головної книги також заповнювались вручну. З появою комп'ютеризованих систем бухгалтерського обліку не завжди очевидно, що існує книга продажів, оскільки користувач просто шукає конкретний номер рахунку-фактури, діапазон дат або суму, і ніколи не усвідомлює, що він або вона отримує доступ до того, що називалося раніше книга продажів. Таким чином, цей термін використовується рідше, ніж це було раніше.
