Головна книга містить підсумок кожної записаної транзакції, тоді як головний журнал містить оригінальні записи для більшості транзакцій невеликого обсягу. Коли відбувається бухгалтерська операція, вона спочатку реєструється в системі бухгалтерського обліку в журналі. Може існувати кілька журналів, які або призначені для вміщення особливих типів транзакцій (наприклад, для надходжень готівки, виплат готівки або продажу), або для всіх інших типів операцій. Ці інші операції реєструються в загальному журналі. Прикладами записів, що вносяться до загального журналу, є продаж активів, амортизація, процентний дохід, процентні витрати та продаж облігацій або акцій компанії інвесторам.
Таким чином, загальний журнал є загальним місцем для початкового введення певних транзакцій, які не відбуваються в достатній кількості, щоб заслужити запис у спеціалізованому журналі. Ці операції реєструються в хронологічному порядку, що робить загальний журнал чудовим місцем для дослідження бухгалтерських операцій за датою.
Головна книга містить підсумок на рівні рахунків кожної транзакції, в якій здійснював бізнес компанія. Ця інформація надходить з різних журналів у сукупній формі, у зведеннях на рівні підсумків. Потім інформація в головній книзі в подальшому узагальнюється в пробний баланс, з якого створюється фінансова звітність.
Таким чином, загальний журнал - це місце, де вперше реєструються ті транзакції, які не зберігаються в конкретному тематичному журналі, тоді як головна книга зберігає зведену інформацію з кожного журналу. Це означає, що загальний журнал містить більшу кількість детальної бухгалтерської інформації, ніж головна книга, яка, в свою чергу, містить більш детальну інформацію, ніж фінансова звітність.
Використання журналів зменшилось з моменту появи комп’ютеризованих систем бухгалтерського обліку. Багато менших систем бухгалтерського програмного забезпечення зберігають всю інформацію про транзакції безпосередньо в головній книзі, відмовляючись від усіх різних типів журналів, включаючи загальний журнал.
