Фінанси

Проектування системи бухгалтерського обліку

Проектування систем бухгалтерського обліку

Система бухгалтерського обліку по суті є базою даних про господарські операції. Основне використання бази даних є джерелом інформації, тому система бухгалтерського обліку повинна бути розроблена таким чином, щоб економічно ефективно було забезпечити необхідну інформацію. Основними факторами проектування системи бухгалтерського обліку є наступні:

  • Одноразовий або подвійний запис . Дуже малий бізнес працює просто шляхом запису грошових надходжень та платежів у свою чекову книжку. Ця система відома як система єдиного входу, і вона є адекватною лише тоді, коли власник бізнесу не зацікавлений дізнатись про суму активів та зобов’язань, якими володіє бізнес. Система єдиного входу надзвичайно спрощена, але може бути адекватною. Система подвійного запису призначена для обліку не тільки продажів та витрат, але також активів, зобов'язань та власного капіталу, а отже забезпечує значно більше інформації. Система подвійного входу вимагає більшої кваліфікації при реєстрації транзакцій і використовується усіма більшими організаціями.

  • Грошові кошти або принципи нарахування . Касовий базис бухгалтерського обліку реєструє операції лише як отримані чи витрачені грошові кошти, тоді як метод нарахування реєструє операції, коли вони повинні бути визнані, незалежно від змін у готівковій валюті. База нарахування необхідна, щоб відповідати будь-якій з систем бухгалтерського обліку, таким як Загальноприйняті принципи бухгалтерського обліку або Міжнародні стандарти фінансової звітності. Якщо ви очікуєте, що в майбутньому вам знадобляться перевірені фінансові звіти, використовуйте основу нарахування.

  • Структура коду рахунку . Структура коду рахунку - це числове або буквено-цифрове позначення, що присвоюється кожному обліковому запису, в якому зберігається інформація. Довгий код рахунку, такий як той, що має сім або більше цифр, дозволяє вести велику кількість конкретних записів. Однак це також вимагає більшої роботи для ведення, і існує більший ризик того, що інформація буде неправильно закодована в неправильні облікові записи. Таким чином, як правило, найкраще зводити складність (тобто довжину) структури коду рахунку до мінімуму. Менші організації можуть виявити, що для запису інформації достатньо лише тризначної структури коду рахунку, тоді як великі сутності з різним підрозділом можуть вимагати значно складніших структур коду.

  • Використані рахунки . Ви повинні вирішити, які облікові записи створити. Як мінімум (для системи нарахування подвійного запису) вам знадобляться рахунки за готівку, дебіторська заборгованість, товарно-матеріальні цінності, основні засоби, кредиторська заборгованість, нараховані зобов'язання, власний капітал, дохід, вартість проданих товарів та адміністративні витрати. Однак навіть менший бізнес потребує в кілька разів більше цієї кількості рахунків, щоб вести адекватний облік своєї діяльності. Зокрема, для більш детального вивчення витрат, швидше за все, доведеться вести низку різних рахунків витрат.

  • Дивізійне представництво . Більший бізнес може прийняти стандартний набір рахунків і відтворити їх для кожної зі своїх дочірніх компаній. Це також може знадобитися для окремих товарних ліній або об'єктів. Цей рівень дрібних деталей особливо поширений, коли бізнес використовує систему оцінки витрат на основі діяльності.

  • Звіти . Інформація, що зберігається в системі бухгалтерського обліку, повинна бути об’єднана у систему звітів, які використовуються або для представлення фінансових результатів та стану бізнесу, або для надання більш конкретних звітів про фінансові результати. Багато з цих звітів розфасовано з пакетами програм бухгалтерського обліку, хоча бізнес може мати особливі потреби, які вимагають спеціально розроблених звітів.

  • Процедури . Система бухгалтерського обліку не функціонує, поки не буде встановлено набір процедур, які показують користувачам, як повинна працювати система. Найпоширеніші з цих процедур, як правило, документуються досить детально і передаються працівникам в рамках офіційних навчальних занять.

  • Елементи управління . Для забезпечення того, щоб система бухгалтерського обліку функціонувала належним чином, необхідний ряд засобів бухгалтерського контролю. Цей контроль буде характерним для компанії і може вимагати участі аудиторів компанії або зовнішнього консультанта, щоб переконатись, що встановлений набір засобів контролю відповідає операціям бізнесу.

Багато щойно зазначених питань є настільки фундаментальними, що ви повинні їх вирішити з самого початку або ж вам загрожує перебудова всієї системи бухгалтерського обліку пізніше, щоб врахувати всі необхідні зміни. Зокрема, найкраще негайно прийняти систему подвійного обліку та бухгалтерський облік нарахувань.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found