Різниця між витратами та витратами полягає в тому, що витрати ідентифікують витрати, тоді як витрати стосуються споживання придбаного предмета. Ці терміни часто змішуються між собою, що ускладнює розуміння тих, хто навчається бухгалтеру. Ці поняття розширені нижче.
Вартість найближче прирівнюється до терміну витрат , тому це означає, що ви витратили ресурси на те, щоб щось придбати, перевезти до місця та налаштувати. Однак це не означає, що придбаний предмет ще спожитий. Таким чином, предмет, на який ви витратили ресурси, повинен класифікуватися як актив до його споживання. Прикладами класифікацій активів, до яких враховуються придбані предмети, є витрати на попередню оплату, запаси та основні засоби.
Наприклад, вартість автомобіля може становити 40 000 доларів США (оскільки саме за це ви заплатили за нього), а вартість виробу, який ви побудували, становить 25 доларів США (оскільки це загальна сума витрат, які ви здійснили на його побудову). Вартість автомобіля, ймовірно, включає податки з продажу та вартість доставки, тоді як вартість товару, ймовірно, включає вартість матеріалів, робочої сили та виробничих накладних. В обох випадках ви витратили кошти на придбання автомобіля та товару, але ще не спожили жодного. Відповідно, перший видатк класифікується як основний засіб, а другий - як запас. Подібно до цього аванс, виплачений працівникові, класифікується як передоплата.
Витрати- це вартість, корисність якої була витрачена; він був спожитий. Наприклад, автомобіль у розмірі 40 000 доларів, який ви придбали, врешті-решт буде нарахований на амортизацію протягом декількох років, а товар у розмірі 25 доларів буде віднесений до вартості проданих товарів, коли він врешті буде проданий. У першому випадку перетворення з активу на витрати досягається дебетом на рахунок витрат на амортизацію та кредитом на рахунок накопиченої амортизації (що є контра-рахунком, що зменшує основний засіб). У другому випадку перетворення з активу на витрати досягається за рахунок дебету до вартості проданих товарів та зарахування на рахунок запасів. Таким чином, в обох випадках ми перетворили собівартість, яка трактувалась як актив, у витрату під час споживання базового активу. Автомобільний актив споживається поступово,тому ми використовуємо амортизацію, щоб врешті перевести її на витрати. Елемент запасу витрачається під час однієї операції продажу, тому ми перетворюємо його на витрати, як тільки відбувається продаж.
Інший спосіб розглядати витрати - це будь-які витрати, спрямовані на отримання доходу за принципом відповідності, що було особливо очевидним в останньому випадку, коли товарні запаси перетворювались на витрати, як тільки відбувся продаж. Згідно з принципом відповідності, ви одночасно визнаєте як аспекти доходу, так і витрат транзакції, щоб чистий прибуток або збиток, пов’язаний із транзакцією, був негайно очевидним. Таким чином, вартість перетворюється на витрати, як тільки визнається будь-який відповідний дохід.
Ключовою причиною того, чому на практиці витрати часто трактуються саме як витрати, є те, що більшість витрат витрачається одночасно, тому вони відразу перетворюються із витрат на витрати. Така ситуація виникає з будь-якими витратами, пов'язаними з певним періодом, такими як щомісячний рахунок за комунальні послуги, адміністративна зарплата, орендна плата, канцелярське приладдя тощо.
На жаль, витрати та витрати, як правило, використовуються як взаємозамінні навіть у межах бухгалтерської термінології. Основний глосарій кодифікації стандартів бухгалтерського обліку, який ведеться Радою зі стандартів фінансового обліку, не визначає жодного терміну; отже, наведені вище визначення є похідними від загального вжитку.
