Плавне закриття визначається як закриття книг за скороченою процедурою закриття. За допомогою м’якого закриття бухгалтерія може дуже швидко скласти фінансову звітність, а потім повернутися до звичної повсякденної діяльності. Така підвищена швидкість закриття має свою ціну, оскільки точність фінансової звітності зменшується за рахунок різних накопичень доходів і витрат, які зазвичай включаються в більш комплексне закриття. Це означає, що результати, які повідомляються за допомогою м’якого закриття, можуть бути істотно неточними. Або вони можуть мати більше змінних результатів із місяця в місяць, оскільки нарахування не використовуються для згладжування звітних результатів за кілька звітних періодів.
Знижений рівень точності робить м'яке закриття недоцільним для перевіреної або перевіреної фінансової звітності, яку читають сторонні особи. Однак може бути цілком прийнятним використання програмного закриття для внутрішньої управлінської звітності, де повна точність не зовсім необхідна. Таким чином, розумним компромісом є використання більш ретельного процесу закриття, коли необхідний повний набір фінансової звітності для використання сторонніх осіб (наприклад, наприкінці року), а також м'якого закриття для всіх інших місяців.
Фінансова звітність публічної компанії найбільш ретельно вивчається, огляди проводяться наприкінці трьох кварталів, а повний аудит - в кінці року. Це означає, що м'яке закриття все ще можна використовувати протягом інших восьми місяців року. Таким чином, навіть державна компанія може скористатися лише двома третинами часу.
Кроки, які зазвичай пропускаються під час м’якого закриття, включають:
Нарахування доходу
Нарахування витрат
Ліквідація між компаніями
Накладні витрати
Підрахунок фізичних запасів
Вирівнювання рахунків
Зарезервувати оновлення облікового запису
Ключові кроки, що залишилися, необхідні для плавного закриття:
Клієнтські рахунки
Нарахування комісій
Розслідування порушень запасів (якщо залишок запасів великий)
Помилка перевірки фінансової звітності
Якщо результати бізнесу особливо сприйнятливі до будь-якого елемента, який було вилучено з контрольного списку м'якого закриття, то неодмінно додайте його назад. Наприклад, якщо нарахування заробітної плати велике, подумайте про обчислення та нарахування кожного місяця , незалежно від типу закриття, яке використовує організація. Для цього потрібно більше часу, але це призводить до отримання більш точних фінансових звітів.
