Коли бізнес несе витрати, це зменшує суму прибутку, що відображається у звіті про прибутки та збитки. Однак понесення витрат також впливає на баланс, де звітується про кінцеві залишки всіх класів активів, зобов'язань та власного капіталу. Вплив витрат на баланс різниться залежно від характеру первісної витратної операції. Можливі варіанти:
Кредиторська заборгованість. Більшість витрат реєструються за допомогою функції кредиторської заборгованості, коли рахунки-фактури надходять від постачальників. У цьому випадку рахунок кредиторської заборгованості збільшується, тоді як сума витрат зменшує рахунок нерозподіленого прибутку. Таким чином, частина пасиву балансу збільшується, тоді як частка власного капіталу зменшується.
Нараховані витрати . Коли нараховуються витрати, це означає, що рахунок нарахованих зобов'язань збільшується, тоді як сума витрат зменшує рахунок нерозподіленого прибутку. Таким чином, частина пасиву балансу збільшується, тоді як частка власного капіталу зменшується.
Виплата готівкою . Коли витрати реєструються одночасно з їх оплатою готівкою, рахунок готівки (активу) зменшується, тоді як сума витрат зменшує рахунок нерозподіленого прибутку. Таким чином, є компенсаційні падіння в розділах активів та власного капіталу балансу.
Резерв змін . Бухгалтерія може вирішити збільшити розмір резерву, наприклад, резерв сумнівних рахунків або накопичену амортизацію. Якщо так, це збільшує рахунок контрактивних активів (що є збільшенням залишку кредиту), одночасно зменшуючи суму нерозподіленого прибутку (що є дебетовою операцією). Фактично результатом є збільшення зобов’язання та зменшення власного капіталу.
Перерахування з передплачених витрат . Можливо, раніше постачальнику було сплачено заздалегідь за послуги, які ще не виконувались, тому оплата спочатку була записана на рахунку попередньо оплачених витрат (активів). Коли послуги в кінцевому підсумку споживаються, сума зараховується до витрат. Результатом є зменшення на рахунку попередньо оплачених витрат (активів) та відповідне зменшення на рахунку нерозподіленого прибутку.
