Головна книга - це файл, що складається з рахунків, що використовуються для реєстрації господарських операцій організації. Головна книга має спеціально визначений шаблон, який використовується для організації безлічі транзакцій, які можуть зберігатися у файлі. Шаблон може дещо відрізнятися залежно від програмного пакету бухгалтерського обліку, але зазвичай включає такі поля:
Номер рахунку . Це основний призначник для рахунку. Існує кілька можливих конфігурацій номерів рахунків, наприклад, дві цифри для коду компанії, ще дві цифри для коду відділу в кожній компанії та ще три цифри для конкретного активу, зобов’язання, власного капіталу, доходу або статті витрат у кожному кафедра.
Назва рахунку . Це ім'я кожного облікового запису. Зазвичай він встановлюється в окремому файлі та автоматично відображається в головній книзі при введенні номера рахунку.
Дебет . Це поле, в яке вноситься дебетова частина запису.
Кредит . Це поле, в яке вноситься кредитна частина запису.
Номер транзакції . Номер транзакції вводиться як частина кожної транзакції, можливо, також з ідентифікатором, який описує тип діяльності, що реєструється. Наприклад, перед номером операції журналу запису може стояти "JE", тоді як над касовим чеком, введеним через систему касових надходжень, може стояти "CR".
Підсумки . У нижній частині кожної деталі рахунку є рядок із підсумками, де вказано загальну суму дебету та загальну суму кредиту на дату головної книги. Також може бути розрахований загальний підсумок праворуч від інших полів головної книги із зазначенням кінцевого залишку на рахунку за кожною операцією.
Більшість головних книг також дозволяють вносити інформацію про бюджет. Ця інформація може зберігатися в окремому файлі і відображається у фінансовій звітності лише тоді, коли у звітах використовується бюджет проти фактичного формату.
