У процесі кредиторської заборгованості слід якомога більше уникати погоджень. Існує значне вузьке місце, пов’язане з очікуванням, коли менеджер затвердить рахунок-фактуру, тому використовуйте якомога більше інших альтернатив. Наприклад:
Використовуйте замовлення на придбання як схвалення . Якщо відділ закупівель вже видав замовлення на купівлю, то саме замовлення на купівлю повинно бути достатнім підтвердженням того, що рахунок може бути виплачений.
Виключіть схвалення щодо невеликих сум . Встановіть порогову суму рахунку-фактури, нижче якої не потрібно затвердження.
Використовуйте негативні схвалення . Надішліть копію рахунка-фактури затверджувачеві із вказівками реагувати лише у випадку, якщо з рахунком-фактурою виникають проблеми. Персонал кредиторської заборгованості вважатиме, що всі інші рахунки-фактури затверджені за замовчуванням.
Отримати погодження особисто . Якщо вкрай необхідно отримати схвалення, попросіть бухгалтера вручити рахунок-фактуру, відповісти на будь-які запитання, поставлені затверджувачем, і повернути підписаний рахунок-фактуру. Це забирає багато часу, але гарантує, що рахунки-фактури будуть повернуті вчасно.
