Заробітна плата - це процес надання компенсації працівникам за їх зусилля від імені бізнесу. Зазвичай цим займається або бухгалтерія, або відділ кадрів. Зараз багато організацій передають основну частину обробки заробітної плати третій стороні, яка спеціалізується на цій діяльності. Функція обробки заробітної плати передбачає такі кроки:
Збирайте інформацію про відпрацьовані години . Працівники, яким оплачують щогодини, подають відпрацьований час, як правило, за допомогою системи відліку часу, наприклад, годинника, комп’ютеризованого годинника, веб-сайту, що відстежує час в Інтернеті, або навіть мобільного телефону. Це не потрібно тим працівникам, яким виплачують зарплату, оскільки їм виплачують фіксовану суму в кожному періоді часу.
Отримати затвердження відпрацьованих годин . Керівники годинних працівників переглядають подану інформацію про час та затверджують відпрацьований час або просять працівників виправити помилки.
Розрахувати оплату праці . Для робітників, яким оплачують щогодини, помножте відпрацьовані години на їх погодинні ставки заробітної плати, скориговані на надурочний час, диференціали заробітної плати за відпрацьовані зміни або плату за небезпечні мита. Це стандартна сума для найманих працівників. Результатом цього кроку є валова оплата праці кожного працівника.
Обчисліть відрахування . Розрахуйте податкові відрахування на соціальне страхування та медичну допомогу з валової заробітної плати, а також будь-які інші відрахування на утримання податку на прибуток, пенсії, медичне страхування, профспілкові внески, благодійні внески тощо. Результатом цього кроку є чиста заробітна плата, що виплачується кожному працівникові.
Створити платежі . Зазвичай це передбачає введення інформації про заробітну плату в комп’ютерну систему або надсилання її сторонньому процесору заробітної плати, що призводить до зарплат, прямих депозитних платежів або платежів на дебетовій картці з оплати праці.
Існує значний ризик великих штрафних санкцій, накладених урядом, якщо податки з заробітної плати та пов'язані з ними утримання не перераховуються уряду відповідно до суворого графіку виплат. Це є основною проблемою для власників малого бізнесу, оскільки готівкові платежі повинні здійснюватися вчасно. Хорошим способом уникнути ризику втратити ці податкові перекази є передача фонду заробітної плати сторонній службі обробки заробітної плати, яка перераховує кошти від імені бізнесу.
Існує безліч найкращих практик з оплати праці, які можуть бути застосовані до впорядкування процесу оплати праці, що в іншому випадку може бути трудомістким процесом, який вимагає надмірної кількості часу персоналу і який може призвести до великої кількості помилок.
Поняття фонду оплати праці може бути поширене на оплату праці підрядників, хоча ці платежі здійснюються через систему кредиторської заборгованості, а не через систему оплати праці.
