Фінанси

Автоматичне подання готівки

Коли компанія отримує велику кількість платежів клієнтів щодня, касиру може бути досить складно своєчасно застосовувати квитанції щодо відкритої дебіторської заборгованості. Якщо так, депозити можуть бути затримані. Процес подання готівки може бути істотно стиснутий за допомогою автоматичного подання готівки.

Автоматичне подання готівки вимагає, щоб оператор шлюзової скриньки використовував стрічку даних, щоб пересилати компанії інформацію про розпізнавання символів магнітного чорнила (MICR) з кожного чека, отриманого в локсбоксі, а також загальну суму платежу. Програмне забезпечення для застосування готівки використовує таблицю рішень, щоб вирішити, як застосовувати ці платежі для відкриття дебіторської заборгованості. Як правило, автоматизований процес прийняття рішень виконує такі дії:

  1. Зіставте номер банківського рахунку, вказаний у інформації про MICR кожного чека, правильному клієнту. Це отримує доступ до правильного запису клієнта про відкриту дебіторську заборгованість.
  2. Збігайте платежі з рахунками-фактурами лише тоді, коли сума платежу точно відповідає сумі рахунка-фактури.
  3. З решти платежів готівку підбирають лише до рахунків-фактур, коли сума готівки відповідає точній сумі кількох рахунків-фактур, які щойно надійшли до оплати.
  4. Видаліть усі залишки платежів для ручного перегляду.

Таблиця прийняття рішень може містити більш складні правила, наприклад, застосування готівки, якщо суми платежу не включають елементи податку на фрахт та / або з рахунку-фактури. Коли компанія вивчає виплати, здійснені системою, вона може поступово коригувати таблицю рішень, щоб збільшити кількість автоматичних заявок на готівку. Однак різноманітність відрахувань робить малоймовірним, що коли-небудь буде можливо повністю автоматизувати процес подання готівки. Тим не менше, автоматичне подання готівки може значно покращити швидкість застосування готівки.

Після проведення заявок на готівку програмне забезпечення розміщує ці платежі в модулі надходження грошових коштів в бухгалтерському програмному забезпеченні компанії. Якщо система автоматичного подання готівки є автономною програмою, це означає, що оновлення повинні бути перенесені в бухгалтерське програмне забезпечення через спеціальний інтерфейс.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found