Визначення витрат на основі послуг застосовується, коли сервісний центр в організації платить за свої послуги іншим частинам бізнесу. Плата за послуги, пов'язана з цією діяльністю, повинна базуватися щонайменше на прямих витратах, пов'язаних з наданням послуг. Плата може також збільшити до більш округленої концепції вартості, де до плати за послугу додаються накладні витрати і навіть прибуток. Прикладами сервісних центрів, які можуть використовувати калькуляцію витрат на основі послуг, є інформаційні технології (ІТ), прибиральні послуги та обслуговування об'єктів.
Використовуючи калькуляцію витрат на основі послуг, відділи "клієнтів" можуть визначати обсяг та якість послуг, які вони хочуть отримати, виходячи із запланованої в бюджеті ціни. Як варіант, вони можуть вирішити шукати деінде, щоб отримати послуги за нижчою ціною. Це має наслідком тиск на зниження цін на відділ послуг, який тепер повинен конкурувати з цінами, пропонованими сторонніми постачальниками послуг.
Піддаючись зовнішній конкуренції, сервісний центр частіше переглядає свою структуру витрат. Наприклад, ІТ-центр може бути більш схильний відмовлятися від застарілих комп’ютерних систем і переходити до готового програмного забезпечення або хмарного рішення.
У деяких випадках керівник сервісного центру може усвідомити, що неможливо конкурувати із зовнішнім постачальником тієї самої послуги, і навіть добровільно погоджується передати підрозділ на аутсорсинг. Більш вірогідною обставиною є те, що менеджер постійно порівнюватиме внутрішні із зовнішніми витратами, щоб забезпечити конкурентоспроможність його або її відділу. Іншим можливим результатом є те, що сервісний центр надає свої послуги за межами компанії третім особам.
Застереження при використанні калькуляції витрат на основі послуг полягає в тому, що зовнішній постачальник може знизити свої ціни настільки, що призведе до розформування внутрішнього відділу служби, після чого постачальник підвищує ціни, коли внутрішньої конкуренції більше не існує.
Такий підхід створить більше роботи для бухгалтерії, яка повинна ввести в систему бухгалтерського обліку всі витрати, що нараховуються між відділами.
