Період зберігання - це кількість років, які потрібно зберігати певні записи, перш ніж їх можна буде знищити. Цей термін може вимагатись законом або встановлюватися з інших причин, таких як юридична відповідальність, обслуговування клієнтів або для цілей фінансової звітності. Після закінчення періоду зберігання документа зазвичай існує стандартний процес перевірки того, чи справді документ може бути знищений, що дає керівництву останній шанс перенести документ на більш тривале зберігання. Якщо цей параметр не вибрано, документ буде знищений.
Деякі документи, що мають особливу історичну чи юридичну цінність, ніколи не знищуються; тобто термін зберігання не вказаний. Ці документи зазвичай зберігаються в окремому місці постійного зберігання.
