Облік амортизації вимагає постійної серії записів, щоб зарахувати основний засіб до витрат і, зрештою, припинити визнання. Ці записи призначені для відображення постійного використання основних фондів у часі.
Амортизація - це поступове нарахування на витрати активу протягом очікуваного строку корисного використання. Причиною використання амортизаційних відрахувань для поступового зменшення облікової вартості основного засобу є визнання частини витрат активу одночасно з тим, як компанія реєструє дохід, який створив основний засіб. Таким чином, якщо ви стягуєте вартість всього основного засобу з витратами за один звітний період, але він продовжує приносити доходи протягом багатьох років у майбутньому, це буде неправильною бухгалтерською операцією за принципом відповідності, оскільки доходи пов'язані з цим витрати.
Насправді доходи не завжди можуть бути безпосередньо пов'язані з конкретним основним засобом. Натомість їх легше пов’язати з цілою системою виробництва або групою активів.
Журнал обліку амортизації може бути простим записом, призначеним для розміщення всіх видів основних засобів, або він може бути розділений на окремі записи для кожного виду основних засобів.
Основною запискою амортизації в журналі є дебетування рахунку витрат на амортизацію (який відображається у звіті про прибутки та збитки) та зарахування рахунку накопиченої амортизації (який відображається в балансі як контра-рахунок, що зменшує суму основних засобів). З часом накопичений амортизаційний баланс буде продовжувати збільшуватися, оскільки до нього додається більше амортизації, до тих пір, поки він не буде дорівнювати початковій вартості активу. На той час припиніть реєструвати будь-які витрати на амортизацію, оскільки вартість активу тепер зменшена до нуля.
Наприклад, компанія ABC підрахувала, що вона повинна мати 25 000 доларів США на витрати на амортизацію в поточному місяці. Запис:
