Фінанси

Визначення вихідного документа

Вихідний документ - це оригінальний документ, що містить деталі господарської операції. Вихідний документ фіксує ключову інформацію про транзакцію, таку як імена залучених сторін, сплачені суми (якщо такі є), дату та суть операції. Вихідні документи часто ідентифікуються з унікальним номером, щоб їх можна було диференціювати в системі бухгалтерського обліку. Попередня нумерація документів є особливо корисною, оскільки дозволяє компанії дослідити, чи відсутні будь-які документи.

Після того, як інформація у вихідному документі була записана в систему бухгалтерського обліку, вихідний документ індексується для зручності доступу та архівується. Документи, створені протягом минулого року, як правило, зберігаються на місці, старші документи зберігаються в менш дорогих сховищах за межами майданчика.

Вихідні документи є критично важливими для аудиторів, які використовують їх як доказ того, що зафіксовані операції насправді відбулися. Вихідний документ також використовується компаніями як доказ при спілкуванні зі своїми діловими партнерами, як правило, стосовно платежів. Прикладами вихідних документів є:

  • Скасовано перевірку

  • Кредитове авізо

  • Депозитарна розписка

  • Звіт про витрати

  • Рахунок-фактура

  • Бланк заявки на матеріали

  • Замовлення на придбання

  • Картка часу

  • Квитанція про продаж

З метою доказування, як правило, прийнятні електронні зображення вихідних документів, хоча в деяких випадках все ще може знадобитися документація на паперовій основі.

Зазвичай необхідно зберігати вихідні документи протягом декількох років. Служба внутрішніх доходів передбачає інтервали зберігання деяких типів документів, що стосуються фонду оплати праці. Якщо є питання щодо терміну зберігання документа, проконсультуйтеся з кваліфікованим адвокатом.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found