Проводка в бухгалтерському обліку - це коли залишки в підзаконних книгах та загальному журналі переносяться до головної книги. Проводка переносить лише загальний залишок у субліґері в головну книгу, а не окремі операції в субліґджері. Керівник бухгалтерії може вирішити брати участь у проводках порівняно рідко, наприклад раз на місяць, або, можливо, так часто, як раз на день.
Підпорядковані книги використовуються лише тоді, коли в певній галузі бухгалтерського обліку є великий обсяг операційної діяльності, наприклад запаси, кредиторська заборгованість або продаж. Таким чином, розміщення повідомлень стосується лише цих ситуацій великого обсягу. Для ситуацій з невеликими обсягами транзакцій записи проводяться безпосередньо в головній книзі, тому немає підпорядкованих книг і, отже, немає потреби в проводці.
Наприклад, ABC International виставляє своїм клієнтам 20 рахунків-фактур протягом одного тижня, для яких підсумкові сумарні підзаголовки продажів складають 300 000 доларів США. Контролер ABC створює запис проводки для переміщення загальної суми цих продажів до головної книги з дебетом 300 000 доларів на рахунок дебіторської заборгованості та кредитом 300 000 доларів на рахунок доходів.
Проводка також використовується, коли материнська компанія веде окремі набори книг для кожної своєї дочірньої компанії. У цьому випадку бухгалтерський облік для кожного дочірнього підприємства по суті такий самий, що і для підпорядкованих книг, тому загальні рахунки дочірніх підприємств відображаються у звітах материнської компанії. Це також може бути оброблено в окремій електронній таблиці в процесі ручної консолідації.
Проводка була ліквідована в деяких системах бухгалтерського обліку, де підзаписи не використовуються. Натомість вся інформація безпосередньо зберігається в облікових записах, перелічених у головній книзі.
Коли проводиться проводка, хтось, хто досліджує інформацію в головній книзі, повинен "проаналізувати" із загальної суми рахунків, розміщених у відповідних рахунках головної книги, та здійснити пошук у детальних записах, перелічених у відповідних сублігерах. Це може спричинити значний обсяг додаткових дослідницьких робіт.
З точки зору закриття книжок, проводка є одним із ключових процедурних етапів, необхідних для створення фінансової звітності. У цьому процесі повинні бути зроблені всі коригувальні записи до різних підрядних книг та загального журналу, після чого їх зміст буде опубліковано до головної книги. На даний момент прийнято встановлювати прапор блокування в програмному забезпеченні бухгалтерського обліку, щоб не можна було вносити додаткові зміни в підпорядковані книги та журнали для закритого облікового періоду. Потім доступ до підзаконних книг та журналів відкривається на наступний обліковий період.
Якщо проводка випадково не відбувається як частина процесу закриття, підсумки в головній книзі не будуть точними, як і фінансова звітність, складена з головної книги.
