Рахунок готівки та короткий рахунок - це рахунок у головній книзі. На рахунку зберігається сума, на яку фактичний кінцевий залишок готівкових коштів відрізняється від початкового залишку готівки в касі, плюс або мінус будь-які записані касові операції протягом періоду.
Основне використання готівкового рахунку та короткого рахунку використовується в готівковому роздрібному або банківському середовищі, а також для обробки дрібних готівкових коштів. У цих випадках відхилення готівки слід зберігати на одному легкодоступному рахунку. Потім ця інформація використовується для відстеження того, чому рівень готівки відрізняється від очікуваних, та для усунення цих ситуацій за допомогою використання кращих процедур, засобів контролю та навчання працівників. Таким чином, рахунок використовується як основа для детективного контролю.
Рахунок готівки та короткий рахунок є чудовим інструментом для відстеження ситуацій шахрайства, особливо коли вони відстежуються на рівні субрахунку для конкретних кас, дрібних кас тощо. Перевірка рахунку на такому рівні деталізації може показати постійний характер крадіжки готівки на низькому рівні, на який керівництво може діяти. Наприклад, ситуації шахрайства можна простежити до людей, безпосередньо відповідальних за касу або дрібну касу.
Рахунок готівки та короткий рахунок є рахунком витрат, і тому він зазвичай агрегується у рядку "Інші витрати" у звіті про прибутки та збитки. Залишок на рахунку, як правило, досить невеликий. Більший баланс на рахунку, швидше за все, спричинить розслідування, хоча розслідування невеликого залишку може виявитися неефективним.
Як приклад того, як працює рахунок за готівкою та короткий рахунок, контролер проводить щомісячний огляд дрібної каси, яка повинна містити стандартний залишок готівки в 200 доларів. Він виявляє, що ящик містить 45 доларів готівки та 135 доларів США, що становить лише 180 доларів. Тому не вистачає 20 доларів готівки. Цей дефіцит готівки реєструється як дебет на рахунок, що перевищує та короткий рахунок (що є витратами), та як кредит на рахунок дрібних готівкових коштів або готівковий рахунок (що є зменшенням активів).
Як варіант, якби в скарбничці було занадто багато готівки (справді рідкісний стан!), Запис був би зворотним, дебет готівкою та зарахування готівки на короткий рахунок.
