Списання товарно-матеріальних цінностей передбачає вилучення вартості предметів товарно-матеріальних цінностей з бухгалтерського обліку. Запаси слід списати, коли вони застаріли або ринкова ціна впала до рівня, нижчого за собівартість, за якою вона наразі відображається в бухгалтерському обліку. Сума, яку слід записати, повинна бути різницею між балансовою вартістю (вартістю) запасів та сумою готівки, яку підприємство може отримати, вибувши запаси найбільш оптимальним способом.
Альтернативним підходом, коли конкретні предмети запасів ще не визначені, є створення резерву для списання запасів. Це контра-рахунок, який поєднується з рахунком запасів. Коли предмети фактично утилізуються, збитки зараховуються на рахунок резервів. Результатом такого підходу є більш швидке визнання списання запасів, що є більш консервативним методом обліку. Сума, зазначена на контра-рахунку, є оцінкою ймовірних списань, як правило, на основі будь-якого відсотка історичного списання, який зазнала компанія.
Облік списання товарно-матеріальних запасів, як правило, полягає у зменшенні рахунку запасів, яке компенсується нарахуванням на вартість реалізованих товарів. Якщо керівництво хоче окремо відстежувати кількість списань запасів з часом, також прийнятно нараховувати суму на окремий рахунок списання запасів, а не на вартість проданих товарів. В останньому випадку рахунок все ще зведений до розділу витрат на продані товари у звіті про прибутки та збитки, тому немає різниці в обох підходах на сукупному рівні.
Неприпустимо списати товарно-матеріальні запаси в майбутньому, як тільки вам стане відомо про такий товар, а також не можна розподіляти витрати на кілька періодів. Це означатиме, що з товарно-матеріальними цінностями пов'язана певна вигода в майбутньому, що, мабуть, не так. Натомість слід визнати всю суму списання відразу.
Ключовим моментом є те, що списання запасів не означає, що вам доведеться викидати інвентар одночасно. Натомість може мати сенс затриматися на запасі, сподіваючись, що з часом його вартість зросте. Також може знадобитися короткий час зберігати товарно-матеріальні цінності, тоді як закупівельний персонал знаходить найвищу ціну, за якою він може бути утилізований. Однак списані запаси не слід зберігати занадто довго, якщо результатом є додаткові інвестиції у зберігання запасів або надто захаращена складська площа, яка заважає нормальній складській діяльності.
