Звіт про витрати - це форма, яка використовується для відстеження витрат бізнесу. Найчастіше його виконують працівники для деталізації витрат, за які вони вимагають відшкодування. Квитанції зазвичай додаються до форми, якщо відповідні суми витрат перевищують певну мінімальну суму. Роботодавець перевіряє подання на предмет точності та обґрунтованості та виплачує працівникам необхідні суми. Потім роботодавець може реєструвати відшкодовані суми як комерційні витрати, що враховує визнану суму бухгалтерського прибутку та оподатковуваного прибутку.
Звіти про витрати також можуть бути використані для деталізації витрат, здійснених за початковим авансом працівника. Якщо так, роботодавець все ще фіксує подані суми як комерційні витрати, але відшкодування відшкодування немає; натомість роботодавець вираховує витрати із суми авансу працівника.
Звіт про витрати може містити низку інформаційних полів для конкретної компанії, але зазвичай вимагає щонайменше таку основну інформацію:
Дата, коли були здійснені витрати (відповідає даті у відповідній квитанції)
Характер витрат (таких як квитки на літак, харчування або плата за паркування)
Сума витрат (відповідає сумі відповідної квитанції)
Рахунок, на який слід нарахувати витрати
Проміжна сума для кожного виду витрат
Віднімання будь-яких попередніх авансів, виплачених працівникові
Загальна сума суми відшкодування, що вимагається
Форма звіту про витрати може також містити короткий виклад політики подорожей та розваг роботодавця, яка визначає, які витрати компанія не відшкодовує (наприклад, витрати на розваги в приміщенні).
Концепція звіту про витрати може також посилатися на детальний перелік витрат, понесених кожним відділом компанії за звітний період. Ця інформація вивчається, щоб визначити, чи не були понесені фактичні витрати різними від очікуваних, і в цьому випадку керівництво може з’ясувати причини цих відхилень.
