За касовою основою бухгалтерського обліку господарські операції реєструються лише тоді, коли пов'язані з ними готівкові кошти або видані, або отримані. Таким чином, ви реєстрували б продаж за готівковою основою, коли організація отримує готівку від своїх клієнтів, а не коли виписує їм рахунки-фактури. Грошова основа зазвичай використовується в малому бізнесі, оскільки для цього потрібен лише обмежений обсяг бухгалтерського досвіду. Однак може знадобитися перейти на принципи нарахування бухгалтерського обліку, можливо, провести аудит книг компанії в рамках підготовки до її продажу, або вийти на біржу, або отримати позику. База нарахування використовується для обліку доходів та витрат у періоді, коли вони зароблені, незалежно від фактичних грошових потоків. Для переходу з бухгалтерського обліку на основу нарахування виконайте такі дії:
Додайте нараховані витрати . Складіть назад всі витрати, за які компанія отримала вигоду, але ще не заплатила постачальнику або працівнику. Це означає, що ви повинні нараховувати практично всі види витрат, такі як зароблена, але невиплачена заробітна плата, прямі матеріали, отримані, але невиплачені, канцелярське приладдя, одержане, але невиплачене тощо.
Відняти готівкові платежі . Відніміть грошові витрати, зроблені на витрати, які мали бути зафіксовані у попередньому звітному періоді. Це також означає зменшення залишку нерозподіленого прибутку на початку, тим самим включаючи ці витрати до більш раннього періоду.
Додайте витрати на попередню оплату . Деякі готівкові платежі можуть стосуватися активів, які ще не були спожиті, таких як орендні депозити. Перегляньте витрати, здійснені протягом звітного періоду, щоб перевірити, чи є заздалегідь оплачені витрати, та перемістіть невикористану частину цих статей на рахунок активів. Якщо ви вирішите зробити те саме для витрат, здійснених у попередні періоди, скоригуйте початковий баланс нерозподіленого прибутку, щоб видалити витрати, які зараз переносяться на рахунок активів попередньо оплачених витрат.
Додайте дебіторську заборгованість . Запишіть дебіторську заборгованість та продажі за всі рахунки, видані клієнтам і за які грошові кошти від них ще не надійшли.
Відніміть грошові надходження . Деякі продажі, що відбулися за попередній період, можливо, були зафіксовані протягом поточного звітного періоду на основі надходження готівки в цей період. Якщо це так, відмініть операцію купівлі-продажу та запишіть її як продаж та дебіторську заборгованість за попередній період. Для цього знадобиться коригування початкового рахунку нерозподіленого прибутку.
Відніміть передоплату клієнта . Клієнти, можливо, заплатили заздалегідь за свої замовлення, які були б зафіксовані як продаж за касовою бухгалтерією. Зафіксуйте їх як короткотермінові зобов’язання до тих пір, поки компанія не відвантажить супутні товари або не надасть зазначені послуги.
Перетворення грошової бази на бухгалтерський облік за принципом нарахування може бути складним, оскільки будь-яке програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, яке налаштовано для касової бази, не призначене для ведення бухгалтерського обліку за принципом нарахування. Це означає, що всі коригування перетворення повинні бути зроблені вручну, із записами журналу. Можливо, простіше керувати перетвореннями в окремій електронній таблиці і взагалі ніколи не включати його до офіційних бухгалтерських записів.
Цілком можливо, що деякі операції будуть пропущені під час переходу з бухгалтерського обліку на касову. На жаль, єдиний спосіб бути впевненим у повній та точній конверсії - це перевірити всі бухгалтерські операції протягом року, що перетворюється, а також у останньому кварталі попереднього року. Таким чином, перетворення є одночасно трудомістким і дорогим.
Крім того, для переведення з касової бази на основу нарахування потрібен дуже повний набір бухгалтерських записів. Оскільки бізнес, який уже працює на касовій основі, швидше за все, буде невеликим, з меншим фінансуванням штатного бухгалтера або контролера, цілком можливо, що бухгалтерські записи знаходяться в достатньому безладді, щоб конвертація не могла бути здійснена в надійний спосіб.
