Визначення передоплачених витрат
Попередньо сплачені витрати - це витрати, оплачені протягом одного звітного періоду, але на які базовий актив не буде витрачений до майбутнього періоду. Коли актив врешті-решт споживається, він зараховується до складу витрат. Якщо споживати протягом декількох періодів, може виникнути ряд відповідних витрат.
Попередньо сплачені витрати відображаються на балансі організації як оборотний актив до моменту їх споживання. Причиною поточного позначення активів є те, що більшість попередньо сплачених активів споживаються протягом декількох місяців з моменту їх первісної реєстрації. Якщо витрати на попередню оплату, швидше за все, не будуть витрачені протягом наступного року, вони замість цього класифікуються на балансі як довгостроковий актив (рідкість).
Прикладом попередньо оплачених витрат є страхування, яке часто виплачується наперед за кілька майбутніх періодів; суб'єкт господарювання спочатку реєструє ці витрати як попередньо оплачені витрати (актив), а потім нараховує їх на витрати протягом періоду використання. Інший пункт, який зазвичай зустрічається на рахунку попередньо оплачених витрат - це орендна плата.
Витрати реєструються як попередньо оплачені витрати, щоб більш точно відповідати їх визнанню як витрат з періодами, в яких вони фактично спожиті. Якби бізнес не використовував концепцію попередньої оплати, їх активи були б дещо занижені в короткостроковій перспективі, як і їх прибуток. Концепція попередньої оплати не використовується в касовій бухгалтерії, яка зазвичай використовується меншими організаціями.
Облік передоплати
Основний облік витрат за попередньою оплатою виконується такими кроками:
Після первинного запису рахунка-фактури постачальника в систему бухгалтерського обліку переконайтеся, що товар відповідає критеріям компанії щодо попередньо оплачених витрат (активів).
Якщо товар відповідає критеріям компанії, зарахуйте його на рахунок попередньо оплачених витрат. Якщо ні, стягніть із рахунку-фактури суму витрат у поточному періоді.
Запишіть суму видатків у таблицю звірки попередньо оплачених витрат.
Наприкінці звітного періоду встановіть кількість періодів, протягом яких стаття буде амортизуватися, та введіть цю інформацію в таблицю звірок. Цей запис повинен включати прямолінійну суму амортизації, яка нараховуватиметься у кожному із застосовних періодів.
В кінці звітного періоду створіть коригувальний запис, який амортизує заздалегідь визначену суму на найбільш відповідний рахунок витрат.
Після завершення всіх амортизацій переконайтеся, що загальна сума в електронній таблиці відповідає загальному залишку на рахунку попередньо оплачених витрат. Якщо ні, примиріть їх і відрегулюйте за необхідності.
Найкраща практика - не фіксувати менші витрати на рахунку попередньо оплачених витрат, оскільки для їх відстеження потрібно занадто багато зусиль з часом. Натомість зарахуйте ці менші суми до витрат у міру їх виникнення. Щоб продовжити цю концепцію, подумайте про нарахування залишків залишків до витрат після їх амортизації до певного мінімального рівня. Обидві ці дії повинні регулюватися офіційною бухгалтерською політикою, яка визначає порогове значення, за яким витрати за попередньо оплаченими витратами повинні бути віднесені до витрат.
Приклад попередньо оплачених витрат
Компанія авансом сплачує 60 000 доларів США за страхування відповідальності директорів та офіцерів на наступний рік. Запис у журналі:
