Нарахована відпустка - це кількість відпусток, яку працівник заробив згідно з політикою виплат працівникам компанії, але яка ще не була використана або оплачена. Це відповідальність для роботодавця. Наступне обговорення обліку нарахованої відпускної може бути застосовано і до оплати відпусток. Розрахунок нарахованої відпустки для кожного працівника становить:
Обчисліть кількість відпусток, зароблених до початку звітного періоду. Це має бути залишок уперед за попередній період. Ця інформація може зберігатися в базі даних або електронній таблиці.
Додайте кількість годин, зароблених за поточний обліковий період.
Відніміть кількість годин відпусток, використаних у поточному періоді.
Помножте кінцеву кількість нарахованих годин відпусток на погодинну ставку заробітної плати працівника, щоб отримати правильне нарахування, яке повинно бути в книгах компанії.
Якщо сума, вже нарахована на працівника за попередній період, нижча за правильну нарахування, тоді фіксуйте різницю як додаток до нарахованого зобов’язання. Якщо сума, вже нарахована за попередній період, перевищує правильну нарахування, тоді фіксуйте різницю як зменшення нарахованого зобов’язання.
Приклад нарахованої відпустки
Наприклад, вже існує нарахований залишок у 40 годин невикористаного часу відпустки для Фреда Сміта в книгах ABC International. В останньому місяці, який щойно закінчився, Фред нарахував додаткові п'ять годин відпусток (оскільки він має право на 60 годин нарахованого часу відпусток на рік, а 60/12 = п'ять годин на місяць). Він також використовував три години канікул протягом місяця. Це означає, що станом на кінець місяця ABC повинен був нарахувати для нього загалом 42 години відпустки (40 годин наявного залишку + 5 годин додаткового нарахування - 3 години використання).
Фреду платять 30 доларів на годину, тож його загальна нарахування на відпустку повинна становити 1260 доларів (42 години х 30 доларів на годину). Початковий баланс для нього становить 1200 доларів (40 годин х 30 доларів на годину), тож ABC накопичує додатково 60 доларів США під час відпустки.
Використовуйте це або втрачайте політику
Що робити, якщо компанія має політику "використовувати її або втратити"? Це означає, що працівники повинні використовувати час відпустки до певної дати (наприклад, до кінця року), і можуть перенести лише невелику кількість годин (якщо такі є) на наступний рік. Одне питання полягає в тому, що ця політика може бути незаконною, оскільки відпустка - це зароблена вигода, яку неможливо забрати (що залежить від законодавства кожної держави). Якщо ця політика вважається законною, то прийнятно зменшити нарахування на дату, коли працівники повинні використовувати свою нараховану відпустку, відображаючи тим самим зменшену відповідальність перед компанією у вигляді кількості годин відпусток, які працівники програли.
Ефекти підвищення заробітної плати
Що робити, якщо працівник отримує підвищення заробітної плати? Тоді вам потрібно збільшити розмір усіх нарахувань його відпусток на додаткову суму підвищення заробітної плати. Це пов’язано з тим, що якби працівник покинув компанію та отримав всю невикористану відпустку, він отримав би заробітну плату за останньою ставкою. Якщо компанія винагороджує підвищення заробітної плати всім працівникам протягом одного періоду кожного року, це може призвести до раптового стрибка нарахування витрат на відпустки.
Суботні ефекти
Можуть бути ситуації, коли надається відпустка на відпустку, щоб працівник міг виконувати державну службу чи дослідження, які певним чином виграють роботодавцю. У цій ситуації компенсація, виплачена працівникові, не пов'язана з попереднім наданням послуг, а тому не повинна нараховуватися заздалегідь. У більш імовірних випадках, коли відпустка заснована на попередніх наданих послугах, роботодавець повинен нарахувати вартість відпустки протягом необхідного періоду служби.
