Витратами називають зменшення вартості активу, оскільки він використовується для отримання доходу. Якщо базовий актив повинен використовуватися протягом тривалого періоду часу, витрати набувають форми амортизації та нараховуються пропорційно протягом строку корисного використання активу. Якщо витрати стосуються відразу витраченого предмета, наприклад, заробітної плати, тоді вони, як правило, нараховуються на витрати у міру їх виникнення. Загальними витратами є:
Вартість проданих товарів
Витрати на оренду
Витрати на заробітну плату
Витрати на комунальні послуги
Якщо витрати стосуються незначної суми, яка не може бути спожита протягом тривалого періоду часу, вона, як правило, зараховується на витрати відразу, щоб виключити час бухгалтерів, який інакше був би необхідний для відстеження його як активу.
При бухгалтерському обліку витрат, як правило, реєструється лише тоді, коли готівковий платіж було здійснено постачальнику або працівникові. Згідно з принципом нарахування, витрати реєструються, як зазначено вище, коли відбувається зменшення вартості активу, незалежно від будь-якого пов'язаного з цим відтоку грошових коштів.
Придбання активу може бути відображено як витрати, якщо сплачена сума менше межі капіталізації, що використовується компанією. Якби виплачена сума була вищою за межу капіталізації, то вона, натомість, була б зареєстрована як актив та зарахована на витрати пізніше, коли актив був спожитий.
Облік витрат зазвичай включає одну з наступних операцій:
Дебет у рахунок, кредит у готівку . Відображає готівковий платіж.
Дебет з витрат, кредит з кредиторської заборгованості . Відображає покупку, здійснену в кредит.
Дебет на рахунок, кредит на рахунок активів . Відображає нарахування на витрати активу, такі як витрати на амортизацію основного засобу.
Дебет на рахунок, кредит на рахунок інших зобов'язань . Відображає платіж, що не включає кредиторську заборгованість, таку як виплата відсотків за позикою або нараховані витрати.
Згідно з принципом відповідності, витрати, як правило, визнаються в тому ж періоді, в якому визнаються відповідні доходи. Наприклад, якщо товари продаються в січні, то як доходи, так і вартість проданих товарів, пов’язані з операцією купівлі-продажу, повинні реєструватися в січні.
Витрати - це не те саме, що витрати. Витрата - це платіж або заповнення зобов'язання, тоді як витрати представляють споживання активу. Таким чином, компанія може здійснити грошові витрати на основний засіб у розмірі 10 000 доларів США, але актив у розмірі 10 000 доларів США буде нарахований лише на витрати протягом усього терміну його корисного використання. Таким чином, витрати, як правило, відбуваються заздалегідь, тоді як визнання витрат може розподілятися протягом тривалого періоду часу.
Управління витратами - це концепція перегляду витрат, щоб визначити, які з них можна безпечно зменшити чи усунути, не компенсуючи негативного впливу на доходи або на розвиток майбутніх продуктів чи послуг. Бюджети та аналіз історичних тенденцій є інструментами управління витратами.
