Резерв сумнівних рахунків поєднується та компенсує дебіторську заборгованість. Резерв відображає найкращу оцінку керівництвом суми дебіторської заборгованості, яка не буде сплачена клієнтами. Коли надбавка віднімається з дебіторської заборгованості, решта - це загальна сума дебіторської заборгованості, яку підприємство насправді очікує стягнути.
Якщо компанія використовує принципи нарахування, вона повинна записати резерв сумнівних рахунків, оскільки вона надає оцінку майбутніх безнадійних боргів, що покращує точність фінансової звітності компанії. Крім того, реєструючи надбавку за сумнівні рахунки одночасно з тим, як вона фіксує продаж, компанія належним чином узгоджує прогнозовані витрати на безнадійну заборгованість із відповідним продажем за той самий період, що забезпечує точне уявлення про справжню прибутковість продажу. У балансі фірми резерв відображається як контра-рахунок, який поєднується та компенсує позицію дебіторської заборгованості.
Наприклад, компанія фіксує 10 000 000 доларів США продажів декільком сотням клієнтів та проектує (виходячи з історичного досвіду), що вона спричинить 1% від цієї суми як безнадійну заборгованість, хоча вона не знає, які саме клієнти будуть замовчувати. У ньому фіксується 1% прогнозованої безнадійної заборгованості як дебет на суму 100 000 доларів США з рахунку погашення боргу та кредит у розмірі 100 000 доларів США на допомогу для сумнівних рахунків. Витрати на погану заборгованість негайно нараховуються на витрати, а Резерв сумнівних рахунків стає резервним рахунком, який компенсує дебіторську заборгованість у розмірі 10 000 000 доларів США (для чистої дебіторської заборгованості в розмірі 9 900 000 доларів США).
Пізніше кілька клієнтів не сплачували платежі на загальну суму 40 000 доларів. Відповідно, компанія зараховує рахунок дебіторської заборгованості на 40 000 доларів США, щоб зменшити суму непогашеної дебіторської заборгованості, та списує допомогу на сумнівні рахунки на 40 000 доларів. Цей запис зменшує залишок на рахунку допомоги до 60 000 доларів. Запис не впливає на прибуток у поточному періоді.
