Фонд "Дрібні готівкові гроші"
Коли грошові кошти додаються до дрібного готівкового фонду, основна концепція полягає в тому, щоб замінити суму будь-яких готівкових коштів, які раніше були виплачені з фонду. Це передбачає підсумовування всіх здійснених виплат та повернення готівки до фонду на цю суму. Порядок фінансування дрібних грошових коштів описаний нижче:
Заповніть форму примирення . Заповніть форму звірки дрібних готівкових грошей, в якій зберігач дрібних готівкових грошей перелічує решту готівки, видану путівку, а також будь-який неповнолітній або неповнолітній. Інформація про ваучери може надходити з книги дрібних кас. Співробітник бухгалтерії переглядає та затверджує форму та надсилає її копію персоналу кредиторської заборгованості разом із усіма ваучерами, зазначеними у формі. Зберігач дрібної готівки зберігає копію.
Отримати готівку . Кредиторська заборгованість створює чек, виставлений касиру на суму, необхідну для фінансування дрібних готівкових грошей до встановленого ліміту. Касир вносить чек і перетворює кошти в готівку. Персонал кредиторської заборгованості пересилає бланк звірки дрібних грошових коштів бухгалтеру головної книги.
Додайте готівку до фонду дрібних кас . Каса передає готівку зберігачу дрібних кас, який включає їх до фонду дрібних кас. Якщо є книга дрібних кас, зберігач вносить суму одержаних готівкових грошей у книгу та оновлює поточну загальну суму готівки.
Запис ваучерів у головну книгу . Бухгалтер головної книги реєструє суми ваучерів, перелічених у формі звірки дрібних готівкових грошей, як витрати в головній книзі, а потім подає форму та додані ваучери.
Виплатити дрібні гроші
Процедура виплати дрібної готівки призначена забезпечити достатню документацію щодо кожного видатку, а також доказ того, що кошти були фактично виплачені. Порядок виплати дрібної готівки описаний нижче:
Екранні запити на виплату . Виплачувати кошти лише на незначні комерційні витрати.
Розблокуйте дрібну готівку . Якщо запит на видачу коштів відповідає інструкціям щодо виплати дрібних готівкових грошей, відкрийте контейнер, в якому зберігаються дрібні готівкові гроші. З міркувань безпеки фонд грошових коштів повинен бути заблокований у будь-який час, коли він не використовується.
Повна ваучер . Особа, якій відшкодовується, заповнює ваучер на відшкодування. Цей ваучер повинен містити виплачену суму, вид витрат, дату та особу, якій було виплачено дрібну готівку. Якщо є квитанція, за яку особа отримує відшкодування, закріпіть її на ваучері. Цей крок необхідний для відстеження видів витрат, які здійснюються, і які потім можуть бути зараховані на різні рахунки витрат.
Виплатити готівку . Підрахуйте готівку, яка виплачується, і попросіть одержувача також підрахувати її, щоб перевірити суму, що виплачується. Потім одержувач готівки повинен підписати ваучер; це є доказом того, що зберігач не заповнив ваучер і просто поклав у кишеньку відповідну суму готівки. Зберігайте всі заповнені путівки у дрібній касі.
Оновити книгу дрібних кас (за бажанням) . Щоразу, коли ваучер заповнюється, зберігач повинен негайно оновити книгу дрібних кас, додавши суму, тип та дату витрат та оновивши поточний залишок готівки. Цю інформацію також можна зберігати в електронній таблиці.
