Витрати виникають при споживанні ресурсу. Ви можете споживати ресурс з плином часу або фізично використовуючи його. Наприклад, ви мали б витрати:
Здається в оренду з плином часу в період оренди
Для амортизації з плином часу протягом строку корисного використання основного засобу
Для товару, коли він продається
Для нематеріальних витрат, таких як канцелярське приладдя, передбачається, що витрати були здійснені відразу після придбання цих предметів, оскільки відстежувати їх і фіксувати, коли предмети фактично споживаються пізніше, занадто дорого.
Ви не обов'язково несете витрати, коли берете на себе зобов'язання. Наприклад, коли власник бізнесу підписує договір оренди, згідно з яким його компанія зобов'язується виплачувати орендну плату за офісні приміщення протягом наступних трьох років, бізнес зобов'язується з часом здійснити витрати. Однак фактично він не несе витрат, поки не завершить кожен з різних періодів оренди (коли він "спожив" оренду).
Можна здійснити витрати, не маючи відповідного рахунку постачальника або оплати заробітної плати для запису події; це виникає, коли рахунок-фактура постачальника ще не надійшов або працівник ще не отримав виплату. У цих випадках, і якщо компанія закриває свою книгу наприкінці місяця, вона повинна нарахувати витрати за записом журналу, щоб записати витрати за місяць, у якому вони були понесені. З точки зору ефективності, нарахування витрат не застосовуються, якщо понесені витрати занадто малі, щоб мати суттєве значення для звітних результатів у звіті про прибутки та збитки.
Нарахування витрат також не можуть бути зафіксовані, якщо компанія використовує програмне закриття, щоб закрити книги, і в цьому випадку витрати, ймовірно, будуть понесені в наступному звітному періоді.
