Огляд дебіторської заборгованості
Коли товари чи послуги продаються клієнту, і клієнту дозволяється платити пізніше, це називається продажем у кредит і створює зобов’язання клієнта сплатити продавцю. І навпаки, це створює актив для продавця, який називається дебіторською заборгованістю. Це вважається короткостроковим активом, оскільки продавець, як правило, отримує зарплату менше ніж за один рік.
Дебіторська заборгованість задокументована через рахунок-фактуру, який продавець відповідає за видачу клієнту через процедуру виставлення рахунків. У рахунку-фактурі описуються товари чи послуги, які були продані клієнту, сума, яку вона заборгувала продавцю (включаючи податки з продажу та оплату фрахту), і коли вона повинна бути сплачена.
Якщо продавець працює за касовою бухгалтерією, він реєструє операції у своїх бухгалтерських записах (які потім складаються до фінансової звітності) лише тоді, коли готівка сплачується або отримується. Оскільки виставлення рахунку-фактури не передбачає будь-яких змін у грошових коштах, у бухгалтерському обліку немає запису дебіторської заборгованості. Лише коли клієнт платить, продавець фіксує продаж.
Якщо продавець працює за більш широко використовуваною принципом нарахування, він реєструє операції незалежно від будь-яких змін у грошових коштах. Це система, за якою реєструється дебіторська заборгованість. Крім того, існує ризик того, що клієнт не заплатить. Якщо це так, продавець може або нарахувати ці збитки на витрати, коли вони виникають (відомий як метод прямого списання), або він може передбачити суму таких збитків і стягнути з них приблизну суму витрат (відомий як метод резервування). Останній метод є кращим, оскільки продавець узгоджує доходи з витратами на погану заборгованість за той самий період (відомий як принцип відповідності).
Ми проілюструємо ці поняття нижче.
Облік продажів послуг у кредит
Коли послуги продаються клієнту, продавець зазвичай створює рахунок-фактуру в своєму бухгалтерському програмному забезпеченні, який автоматично створює запис для зарахування рахунку продажів та дебетування рахунку дебіторської заборгованості. Коли клієнт згодом сплачує рахунок-фактуру, продавець списує рахунок з готівки та зараховує рахунок дебіторської заборгованості. Наприклад, компанія ABC International виставляє рахунки клієнту за послуги в розмірі 10 000 доларів і фіксує такий запис:
