Повернений депозит виникає, коли компанія здає чек у свій банк, а банк відмовляється внести відповідну суму готівки на банківський рахунок компанії. Це може статися з таких причин:
Банк, у якому було зроблено чек, відхиляє чек. Це трапляється, коли рахунок, на якому було знято чек, містить менше необтяжених готівкових коштів, ніж сума, вказана на чеку.
У чеку є помилка, наприклад, відсутній підпис, дата, ім’я одержувача або сума.
Чек був знятий у банку, що знаходиться в іншій країні, що зазвичай призводить до автоматичного відхилення.
Щоразу, коли депозит повертається, банк не включає його як джерело готівки у банківській виписці на кінець місяця, яку він надсилає компанії. Якщо компанія вже записала депозит на касовому рахунку у свої власні записи (як це практично завжди буває до внесення банківського вкладу), вона повинна повернути цей депозит у свої власні записи. В іншому випадку залишок грошових коштів на балансі буде більшим, ніж залишок готівки в банку, з різницею в сумі поверненого депозиту.
Повернення депозиту, як правило, здійснюється за допомогою модуля надходження грошових коштів програмного забезпечення бухгалтерії компанії, який зараховує рахунок готівки та дебетує рахунок дебіторської заборгованості (припускаючи, що відповідні чекові платежі здійснювались за непогашеними рахунками-фактурами, сплаченими клієнтами).
Крім того, банк, можливо, стягуватиме плату за обслуговування, пов’язану з повернутим депозитом, хоча ця сума може бути включена до загальної плати за послугу за місяць. Компанія повинна записати плату як кредит на рахунок готівки та дебет на рахунок витрат.
Співробітники інкасації повинні бути поінформовані про всі повернуті чеки, щоб вони могли негайно зв’язатись із відповідними клієнтами, щоб переконатись у здійсненні заміни.
