Коли працівник хоче щось придбати, традиційний підхід полягає у заповненні форми заявки на купівлю та надсиланні її у відділ закупівель. Співробітник відділу закупівель досліджує, де він може отримати запитуваний товар за найнижчою ціною, а потім видає замовлення на придбання вибраному клієнту. Після того, як постачальник доставляє товари та виставляє рахунок-фактуру, кредиторська заборгованість персоналу компанії повинна узгоджувати рахунок-фактуру з ініціюючим замовленням на придбання та підтвердженням отримання, а потім видає платіж. Цей процес є надзвичайно громіздким, якого можна уникнути за допомогою електронного каталогу закупівель.
Коли співробітники отримують доступ до онлайн-каталогу закупівель, вони можуть переглянути стандартизований перелік продуктів, які заздалегідь були розглянуті та затверджені закупівельним персоналом, та робити замовлення через систему. Потім система створює електронне замовлення на купівлю та направляє його вказаному постачальнику разом із попередньо затвердженим повноважним дозволом на придбання. Як тільки постачальник пересилає замовлені товари компанії, приймаючий персонал викликає замовлення на робочій станції та перевіряє замовлений товар як виконаний. Потім система позначає кредиторську заборгованість, щоб сплатити постачальнику.
За допомогою каталогу онлайн-покупок реалізуються такі переваги:
- Оформлення документів . Усі документи, що використовуються в компанії для запиту, замовлення та оплати покупок, вилучаються.
- Концентровані покупки . Більшість покупок спрямовуються на невелику кількість попередньо вибраних постачальників, що означає, що компанія може мати право на знижки.
Однак для встановлення он-лайн покупок може знадобитися деяке системне програмування, а загальні замовлення на купівлю слід встановлювати заздалегідь, що робить це менш економічно вигідне рішення для менших компаній. Крім того, він найкраще працює для випадкових закупівель, а не для придбання сировини, що може вимагати більш детальної системи управління матеріалами.
