Журналізація - це процес фіксації господарської операції в бухгалтерських записах. Ця діяльність стосується лише системи подвійного ведення бухгалтерії. Етапи, пов’язані з веденням журналу, такі:
Вивчіть кожну господарську операцію, щоб визначити характер операції. Наприклад, отримання рахунка-фактури постачальника означає, що виникло зобов’язання. Або викидання застарілих запасів означає, що запас запасу зменшиться.
Визначте, на які рахунки це вплине. Це вимагає ідентифікації рахунків головної книги, які будуть змінені в результаті транзакції. Наприклад, запис рахунка-фактури постачальника може означати, що рахунок витрат на канцелярське приладдя буде збільшено, а також компенсаційний рахунок кредиторської заборгованості.
Підготуйте запис у журналі. Це передбачає не просто введення операції в систему бухгалтерського обліку, але й достатнє її документування, щоб хтось, хто переглядає запис, пізніше зрозумів, чому вона була створена. В ідеалі, запис повинен містити зазначені рахунки, введені дебети та кредити, номер журналу та коментар.
Журналювання може призвести до записів до головної книги або до допоміжних книг. Запис робиться у допоміжній книзі, коли вона передбачає велику операцію, яку керівництво вирішило узагальнити окремо від головної книги.
Як приклад процесу ведення журналу, компанія ABC International щойно підписала контракт із підрядником з технічного обслуговування на виплату йому 1000 доларів на місяць в обмін на планові послуги профілактичного обслуговування. Характер операції - це періодичне зобов’язання. Пошкоджені рахунки становитимуть дебет у розмірі 1000 доларів США на рахунок витрат на утримання та кредит у розмірі 1000 доларів США на рахунок кредиторської заборгованості. Це буде регулярний щомісячний запис. Запис журналу створюється, як щойно зазначалося, і позначений для автоматичного повторення на початку кожного наступного місяця.
