Витратний цикл - це сукупність видів діяльності, пов’язаних із придбанням та оплатою товарів і послуг. Ці заходи включають визначення того, що потрібно придбати, купівельну діяльність, отримання товарів та платежі постачальникам. Значна частина вкладених у видатковий цикл надходить із циклу продажів, де потреби у закупівлі визначаються обсягом та типом замовлень споживачів.
Витратний цикл складається з кількох різних компонентів, включаючи запит товарів і послуг, вибір постачальника, замовлення товарів і послуг, їх отримання та подальшу оплату за них. Повний цикл витрат містить такі заходи:
Визначте, які товари та послуги потрібно замовити. Більшість товарів, які потрібно замовити, потрібні виробничому процесу. Для цього система розраховує компоненти, які повинні бути в наявності для планового виробництва, і віднімає ручну та нерозподілену сировину, щоб отримати суми, які необхідно придбати. Як альтернатива, якщо товари чи послуги потрібні для продажу або адміністративної функції, користувач заповнює форму заявки, яка деталізує її вимоги, і направляє її до відділу закупівель.
Коли товари закуповуються для поточного виробництва, система представляє закупівельному персоналу попереднє замовлення на придбання, використовуючи бажаного постачальника, зазначеного у головному файлі товарно-матеріальних цінностей для кожного предмета, який потрібно придбати. Співробітник відділу закупівель розглядає та затверджує ці замовлення, які потім надсилаються електронним способом безпосередньо постачальникам, або надруковуються та надсилаються їм поштою.
Коли запитуються нестандартні товари та послуги, закупівля досліджує можливих постачальників, вибирає найкращого та видає їм замовлення на придбання.
По мірі надходження товару відділ, що приймає, отримує доступ до відкритих замовлень на придбання в системі та вводить отримані кількості.
Отримавши рахунки постачальника, вони входять в систему кредиторською службою. Потім система порівнює ці рахунки-фактури із санкціонуючими замовленнями на придбання та отримання інформації, щоб визначити, чи можна оплатити рахунки-фактури. На цьому етапі може бути проведена значна робота з ручного примирення. Результатом є набір рахунків-фактур, затверджених до оплати.
Система планує виплати постачальникам на основі заздалегідь визначених умов оплати для кожного з них. Коли приходить запланована дата платежів, система обробляє пакет платежів, який буде здійснюватися у формі електронних переказів коштів або чеків.
