Проблеми з картками закупівель компанії
Багато організацій дозволяють своїм працівникам використовувати особисті кредитні картки для придбання товарів та послуг від імені бізнесу, за що вони отримують відшкодування. Такий підхід представляє ризик для працівників, оскільки компанія може вирішити не відшкодовувати їх, або грошова криза може затримати відшкодування. Вищий рівень витонченості, який дозволяє уникнути цієї проблеми, полягає у видачі деяким працівникам карток закупівель компанії, що дозволяє їм здійснювати певні види покупок, за які компанія буде платити безпосередньо.
Якщо будь-який із цих методів закупівлі дозволений, співробітники можуть купувати що завгодно у кого завгодно, що може обійти правила закупівлі компанії щодо роботи з коротким списком бажаних постачальників. Крім того, картки закупівель, як правило, роздаються лише невеликій групі осіб, залишаючи всіх інших без надійного способу закупівлі менших предметів, крім відшкодування витрат компанією.
Картка-привид
Третім варіантом придбання, який оминає проблеми, представлені першими двома варіантами, є карта привидів. Картка-привид - це просто номер кредитної картки, який є специфічним для кожного відділу компанії для використання будь-ким у цьому відділі. Покупки, здійснені на кожній із цих карток, повертаються у відділ, якому була видана картка.
Концепція картки привидів полегшує розподіл вартості придбаних предметів для певних підрозділів, одночасно надаючи більшій кількості співробітників доступ до цього варіанту придбання. Цей підхід також пришвидшує темпи, з якими компанія отримує інформацію про закупівлі працівників; витрати, подані на відшкодування, іноді не пересилаються на кредиторську заборгованість протягом місяців.
Картку-привид можна навіть видати обраним постачальникам. Ці постачальники просто стягують номер картки кожної покупки компанії, здійсненої через них, що зменшує документи, які зазвичай пов'язані з кожною окремою покупкою.
Нарешті, постачальник карт-привидів повинен мати можливість переносити дані про покупки, здійснені безпосередньо в корпоративній системі кредиторської заборгованості, так що персонал кредиторської заборгованості не вимагає введення даних.
Недоліком карти привидів є те, що колишні співробітники все ще можуть намагатися нею користуватися; цього не було б, якби їм видали конкретну закупівельну картку, оскільки ця картка була б вимкнена, а її номер деактивований, коли вони вийшли з компанії.
